الرقابة
من ويكيبيديا، الموسوعة الحرة
 |
هذا المقال أو المقطع ينقصه الاستشهاد بمصادر. الرجاء تحسين المقال بوضع مصادر مناسبة. أي معلومات غير موثقة يمكن التشكيك بها وإزلتها. وسمت هذه المقالة منذ: ديسمبر 2007 |
أهمية الرقابة تمهيد: تنطوي وظيفة الرقابة على تلك الأنشطة و الأعمال التي تصمم كي تجعل من الأحداث تتماشى مع الخطط الموضوعة و من ثم فهي تقيس الأداء و تصحح الإنحرافات السلبية و تؤكد تحقيق الخطط و لذلك فإن الإختبلر الحقيقي لأي قائد هو ما يحققه من نتائج و لكن من الحتمي و جود بعض الأخطاء و بعض الجهود الضائعة وما يترتب عن ذلك من انحرافات عن الأهداف المنشودة فيتوحب وظيفة الرقابة .
تعريف الرقابة : وظيفة من وظائف الإدارة تعنى بقياس و تصحيح أداء المرؤوسين لغرض التأكد من ان الأهداف و الخطط الموضوعة قد تم تحقيقها فهي وظيفة تمكن القائد من التأكد من أن ما تم مطابق لما خطط له.
يعرفها هنري فايول (...تنطوي الرقابة على التحقق إذا كان كل شيء يحدث طبقا للخطة الموضوعة و التعليمات الصادرة و أن غرضها هو الإشارة إلى نقاط الضعف و الأخطاء يقصد معالجتها و منع تكرار حدوثها و هي تنطبق على كل شيء معدات أفراد أفعال ) .
و يعرفها الدكتور سعيد محمد عبد الفتاح (....الوظيفة التي تحقق توازن العمليات مع المستويات و الخطط المحددة سلفا و أساس الرقابة هي المعلومات المتوفرة بين أيدي المدراء . وهي الوظيفة التي تهدف إلى تأكد كل رئيس أو قائد أن ما تم إنجازه من أعمال هو ما قصد إنجازه.
و من هذا يمكن أن نبين أن عملية الرقابة تتضمن أمرين : 1- التحقق من مدى إنجاز الأهداف المرسومة بكفاية . 2- الكشف عن المعوقات التي قد تتعرض تحقيق الأهداف و تعديلها و تقويم الإنحرافات خطوات الرقابة : تتضمن الرقابة ثلاث خطوات أساسية هي: 1- تحديد المعايير : هي المقاييس الموضوعة التي تستخدم لقياس النتائج الفعلية أي أنها الوسيلة التي يتم بمقتضاها مقارنة شيء بشيء أخر و قد تكون هده المعايير مادية فهي تعتبر بمثابة نقاط او أوجه قياس معينة يتم اختيارها للدلالة على إنجاز البرنامج اوالخطة المعنية بحيث ان قياس الأداء عن طريقها يعطي للقائد صورة محددة عن مدى سير العمل و تختلف معايير الأداء باختلاف المستويات التنظيمية و تتمثل هذه المعايير فيما يلي:
- كمية العمل المطلوب إنجازه
- مستواه النوعي
- الزمن اللازم لادائه
2- قياس الأداء: قياس الاداء الفعلي و مقارنته بالمعايير السابق وضعها ففي الواقع تظهر كثير من الاختلافات و الإختلالات في تنفيد المهام كما كان مخططا لها في مستوى الأداء للأفراد أو الإدارات المختلفة فيقصد بذلك مقارنة النتائج المحققة بالمعدلات الموضوعة سلفا فهو تقييم الإنجاز الذي يتم عن طريق وسائل متنوعة منها التقارير الإدارية و الشكاوي و التفتيش .
3 – تصحيح الإنحرافات عن المعاير و الخطط : و يقصد بذلك الأخطاء و الإنحرافات التي تسفر عنها عملية قياس الأعمال السابقة فإن عملية مقارنة أداء المخطط تمكن من رصد الإنحرافات و بتالي محاولة تصحيحها و قيام المدراء باتخاذ إجراءات لعلاج الإنحرفات فهذه العملية هي الخطوة تلتقي فيها الرقابة بباقي الوظائف الإدارية الأخرى فعن طريق العملية الرقابية يمكن للقائد ان يغير الخطط او إعادة توضيح و تعريف الأفراد بالمهام و الواجبات المخولة لهم فلا يجب النظر للرقابة على انها عملية مستقلة و منفصلة عن باقي الوظائف الأخرى بل يجب ان تعمل داخل إطار واحد يجمع كامل الوظائف الأخرى (التخطيط.التنظيم.التوجيه). و يمكن التمييز بين نوعين من الإجراءات التصحيحية : الإجراءات (قصيرة الأجل) :يتم التصرف السريع و العلاج الفوري للإنحراف التي تكون قد ظهرت في إحدى المستويات فيلجأ القائد إلى القيام بالأعمال و إتخاذ القرارات التي تتماشى مع الوضع الراهن . الإجراءات الوقائية(طويلة الأجل) : بعد علاج الأخطاء بصورة سريعة و إرجاع الأمور إلى ما هو مخطط يلزم الأمر إهتمام أكبر و أعمق بالأسباب و التعرف على الإجراءلت التصحيحية طويلة الأجل لتفادي حدوثها في المستقبل . خطوات العملية الرقابية: عرض الشكل أربعة خطوات رئيسية في عملية الرقابة هي: وضع معدلات ومعايير الأداء: الرقابة المسبقة: تتم قبل بداية العمليات و الأنشطة و تشمل مراجعة كل من السياسات و الإجراءات و القواعد الموضوعية و ذلك بهدف التاكد من النشطة المخططة و فقا للتنفيذ الذي سوف يتم و الهدف من إجراء الرقابة المسبقة منع وقوغ المشكلات قبل حدوثها الرقابة الجارية : تتم أثناء التنفيذ و ذلك من خلال نظام الرقابة و الغرض منها متابعة التنفيذ لإتخاذ الإجراءات التصحيحية في الوقت المناسب . الرقابة اللاحقة:تتم بعد إنهاء العمل من خلال جمع المعلومات و الوصول للنتائج و هل هي مطابقة كما هو مخطط لها
خصائص نظام الرقابة الفعال: يعتمد نظام الرقابة الفعال على متطلبات اساسية لتحقيق الرقابة وهي :
ان يعكس النظام الرقابي طبيعة النشاط سلامة معايير الأداء : يقوم النظام الرقابي على معايير اداء سليمة و أكثر فعالية في القياس و يجب ان تكون واضحة و دقيقة و شاملة ان يعمل النظام على سرعة الإبلاغ عن الأخطاء ان يكون مقبولا من العاملين ان يكون النظام الرقابي مرنا
المتابعة الإدارية: تعتبر المتابعة الإدارية إحدى العمليات الأساسية في الرقابة حيث إنها وظيفة تعكس كفاءة الإدارة في كيفية استخدام الموارد المتاحة لها بكفاءة وفعالية وتعني المتابعة ملاحقة التنفيذ و تحديد درجة النجاح او الفشل أولا بأول والتنبؤ باحتمالات الانحراف عن الخطة المحدودة و العمل على تلافيها قبل حدوثها.
أهداف المتابعة: تهدف المتابعة إلى التعرف على : - مدى توافق التنفيذ مع ما هو مقيد في الخطة. - الإنجازات المرحلية و مدى توافقها مع البرنامج الزمني . - التعرف على الحلول لما ينشأ من مشكلات أثناء التنفيذ . - متابعة القائمين على التنفيذ و معرفة كفاءتهم . أنواع المتابعة:يمكن تقسيم المتابعة من حيث الوقت إلى:عن -1-متابعة سابقة: و تتم فحص و متابعة الدراسات اللازمة للكشف عن اسباب الانحرافات و العمل على تلافيها قبل التنفيذ . متابعة لاحقة: و تتم أثناء و بعد انتهاء أداء الأعمال فهي تهدف إلى تحديد ما تم فعلا من اخطاء و اتخاذ الإجراءات اللازمة لتصحيحها. كما يمكن تقسيم المتابعة من حيث الجهة إلى : متابعة داخلية و تتم بواسطة المتخصصين داخل نطاق الوحدة الإدارية. متابعة خارجية: تتم بواسطة الأجهزة الرقابية الخارجية. أساليب و إجراءات متابعة العمل • أساليب و إجراءات متابعة العمل يعتمد على استخدام أكثر من أسلوب لمتابعة الأعمال في الوحدات الإدارية . أسلوب المتابعة الميداني و يتم عن طريق الزيارات الميدانية لمواقع التنفيذ مباشرة و الوقوف على سير العمل و التعرف على الصعوبات و معالجتها الأسلوب المكتبي و تتم عن طريق إستمارات متابعة ، حيث تشمل على الصورة الكاملة للموضوع المراد متابعته بعدها يليها عمل تقرير المتابعة المبدئي ثم عمل تقرير المتابعة النهائي
