ESDH

Fra Wikipedia, den frie encyklopædi

ESDH er en forkortelse for Elektronisk Sags- og Dokumenthåndtering. Begrebet er opstået i forbindelse med den offentlige sektors behov for at optimere processer indenfor sags- og dokumenthåndtering.

ESDH dækker som begreb både over forskellige IT-løsninger (software), men er også en disciplin, hvor gamle discipliner som journalisering, arkivering, sagsstyring, dokumentstyring osv. er indeholdt.

Et ESDH-system vil derfor ofte være et, organisatorisk set, tværgående system, som håndterer dokumenter fra 'vugge til grav'. Systemet kan fx indeholde: Capture: en funktion til modtagelse af dokumenter, fx ved hjælp af scanning af fysiske dokumenter, konvertering af elektroniske dokumenter. Journalisering: Indeksering eller journalisering af dokumenter efter et klassifikationssystem/en journalplan, som anvendes i den pågældende virksomhed (se fx www.KL.dk for Kommunernes journalplan). Journaliseringen sikrer dokumenters kobling til sager. Workflow: Styring af dokumenters behandling, både af enkelt-personer (trinvis behandling) og af flere personer (overlevering til andre kompetenceområder) Distribution: Udvikling af breve - uanset kanal - efter standarder, som er vedtaget af virksomheden eller institutionen. Det kan fx være standarder for design og layout, tone of voice m.m. Arkivering: Et elektronisk lager, hvor alle dokumenter arkiveres. Med arkiveringen sikres dokumentation i en lovpligtig periode, rådgivere/sagsbehandlere sikres genfinding af tidligere sagsakter. Dokumenter arkiveres med div. metadata, inkl. klassifikation og revisionsspor.

Der vil desuden være en grænseflade, som gør det muligt at fremsøge dokumentation. Ofte vil der være mulighed for at lave noter eller behandlingsnotater til sager eller dokumenter.

Ikke alle ESDH-systemer kan håndtere alle dele fuldstændigt.

Der stilles store krav til det offentliges dokumentation. Derfor skal et ESDH-system i det offentlige være compliant med følgende lovgivning:

Arkivloven Forældelsesloven Persondataloven Forvaltningsloven Bogføringsloven m.m.

Dette gøres bl.a. ved at styre kassation, aktindsigt, persondata osv. systematisk.

Denne artikel om software er kun påbegyndt. Hvis du ved mere om emnet, kan du hjælpe Wikipedia ved at udvide den.