Dokumentenscanner

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Dokumentenscanner dienen der raschen Erfassung großer Dokumentenmengen in möglichst kurzer Zeit. Sie werden im papierlosen Büro, in Banken und Versicherungen und in Bibliotheken eingesetzt, um Dokumente möglichst Platz sparend und effizient archivieren zu können. Den Erfassungsprozess bezeichnet man als Scannen.

Die Scanner sind meist als Durchzugscanner ausgeführt und können je nach Ausführung Dokumentenstapel von 50 bis 1000 Seiten selbstständig abarbeiten. Die meisten Modelle sind in der Lage, mittels zweier CCD-Sensoren-Leisten die Vorder- und die Rückseite gleichzeitig in einem Scan zu erfassen (Duplex). Einige Modelle werden als Kombination von Durchzugs- und Flachbettscanner ausgeführt, um auch gebundene Dokumente ohne Zerstörung scannen zu können.

Typische Schnittstellen für die Datenübertragung an das angeschlossene Computersystem sind SCSI, Firewire oder USB 2.0. Früher gab es auch ein eigenes Video-Schnittstellensystem, da selbst für ein SCSI-System der Scanner einen zu großen Datenstrom lieferte. Durch die schrittweise Beschleunigung der SCSI-, Firewire- und der USB-Schnittstelle gehört das Video-System aber der Vergangenheit an.

Der Einsatz erfolgt immer in einem engen Zusammenspiel mit einer Softwarelösung für Archive, Enterprise Content Management Systeme oder Dokumentenmanagementsysteme wie z.B. mit Programmen wie ELO-Office (ELO), d.capture (d.velop) oder Paperport (ScanSoft). Häufig kommen zusammen mit dem Dokumentenscanner spezielle Softwareanwendungen wie Qualitätskontrolle, Bildverbesserung, OCR und andere Dokumententechnologien zum Einsatz. Oftmals wird eine spezielle Software für die Anbindung von Dokumentenscannern an Computer oder Netzwerke und die Verarbeitung von gescannten Dokumenten eingesetzt.

Die Scanqualität ist abhängig von der gewählten oder verfügbaren Auflösung. Die optische Auflösung von Dokumentenscannern liegt in der Regel bei 200-300 dpi, inzwischen sind auch 600-1200 dpi möglich. Dabei ist zu unterscheiden, ob die dpi direkt mit Einzelzellen erfasst oder durch Software interpoliert werden. Im Büroumfeld wird eine Auflösung von 300 dpi als ausreichend erachtet.

Für die Erfassung von Geschäftsdokumenten werden vorrangig reine Schwarz/weiß-Geräte (mit grün als Blindfarbe) oder Scanner, die mehrere Graustufen unterscheiden, eingesetzt. Vermehrt kommen aber Farbscanner für die Erfassung von Dokumenten zum Einsatz. Bei der Erfassung von Farbbildern haben sich die Farbscanner bereits durchgesetzt.

Die Geschwindigkeit des Scanners ist abhängig von der Auslegung und dem vorgesehenen Einsatzgebiet. Bei Scannern für den Arbeitsplatz liegen die typischen Werte bei 25 DIN-A4-Seiten/Minute. Bei zentralen Hochleistungssystemen können bis zu 500 DIN-A4-Seiten/Minute beidseitig erfasst werden. Oft wird bei solchen Geräten nicht nur ein Scan geliefert, sondern das Dokument gleichzeitig auf Mikrofilm fotografiert und die Daten mittels OCR für die Weiterverarbeitung extrahiert.

Große Hersteller sind Fujitsu, Hewlett-Packard, Kodak und Canon.