Fahrtenbuch

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Ein Fahrtenbuch dokumentiert die mit einem Fahrzeug - meistens speziell Kraftfahrzeug - zurückgelegten Fahrstrecken und den Anlass der Fahrt. Für die Schiff- und Luftfahrt siehe Logbuch bzw. für Seefahrer Seefahrtbuch und für Piloten Flugbuch.

Im Fahrtenbuch werden die Informationen Abfahrtsort und -datum, Fahrer, Kilometerstand bei Beginn und Ende der Fahrt (zurückgelegte Entfernung) und der Zweck der Fahrt eingetragen.

Es kann zur Vorlage bei der Polizei, beim Finanzamt oder in Unternehmen dienen.

[Bearbeiten] Fuhrparkverwaltung

Es ist üblich, dass für jeden Firmenwagen ein Fahrtenbuch geführt werden muss, damit der Fuhrparkleiter bei einer Vielzahl von Mitarbeitern die Übersicht über die Verwendung und die Kosten der Fahrzeuge hat.

[Bearbeiten] Auflage nach § 31 a StVZO

In Deutschland kann die Straßenverkehrsbehörde nach schwerwiegenden Verkehrsverstößen im Straßenverkehr (Ahndung ab 1 Punkt) ohne Bekanntsein des Fahrers einem Fahrzeughalter die Auflage erteilen, für ein oder für mehrere KFZ ein Fahrtenbuch zu führen. Verstößt der Halter und bevollmächtigte Fahrzeugführer gegen diese Auflage, wird jedesmal ein Bußgeld in Höhe von 50,00 € erhoben und ein Punkt im Verkehrszentralregister eingetragen.

[Bearbeiten] Steuerliche Betrachtung

[Bearbeiten] Versteuerung nach der Ein-Prozent-Regelung

Mit der so genannten „Ein-Prozent-Regelung“ findet eine pauschale Versteuerung eines auch privat genutzten Firmenwagens statt. In diesem Fall wird ein Prozent des Listenpreises des Fahrzeugs (einschließlich aller Extras) als geldwerter Vorteil versteuert. Zusätzlich werden 0,03 Prozent mal Entfernung Wohnung-Arbeitsstätte mal Listenpreis als geldwerter Vorteil angesetzt. Als Alternative zur „Ein-Prozent-Regelung“ lässt sich durch Führen eines Fahrtenbuches der tatsächliche Anteil der privaten Nutzung ermitteln und dieser Anteil zur steuerlichen Berücksichtigung heranziehen.

Seit dem 1. Januar 2006 ist die „Ein-Prozent-Regelung“ nur noch für Fahrzeuge anwendbar, die zu mindestens 50 Prozent betrieblich genutzt werden. Zur betrieblichen Nutzung zählen auch Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsplatz sowie Familienheimfahrten bei doppelter Haushaltsführung. Im Zweifelsfall muss dem Finanzamt gegenüber nachgewiesen werden, dass das Fahrzeug zu mindestens 50 Prozent betrieblich genutzt wird.

[Bearbeiten] Versteuerung auf Grundlage eines Fahrtenbuches

Durch Führen eines Fahrtenbuches und Vorlage beim Finanzamt kann der tatsächliche Anteil der privaten Nutzung schlüssig nachgewiesen werden. Statt einer pauschalen Besteuerung („Ein-Prozent-Regelung“) wird hier ein individuell berechneter geldwerter Vorteil auf Basis des tatsächlichen Anteils der privaten Nutzung ermittelt. Dies führt häufig zu einem weitaus niedrigerem Betrag als bei der pauschalen Besteuerung.

[Bearbeiten] Beispielrechnung

Die „Ein-Prozent-Regelung“ wird dann angewendet, wenn kein Fahrtenbuch vorliegt, aber (seit 1. Januar 2006) eine betriebliche Nutzung zu mindestens 50 Prozent nachgewiesen bzw. glaubhaft gemacht werden kann. Angenommen, Hans Mustermann erwirbt einen Jahreswagen für sein Unternehmen für € 20.000,–. Das Fahrzeug hat einen Neupreis (Liste) von € 30.000,– einschließlich Umsatzsteuer. Für Herrn Mustermann ergibt sich damit ein monatlich zu versteuernder Betrag von

1 % · € 30.000,– = € 300,–

Dieser Betrag wird ihm als Privatentnahme zugerechnet. Bei einem angenommenen Grenzsteuersatz von nur 30 Prozent wären dies € 90,– Steuer pro Monat.

Da nützt es ihm nichts, dass sein Fahrzeug als Jahreswagen nur € 20.000,– kostete und er maximal 15 Prozent aller Fahrten privat unterwegs ist. Dies müsste er mit einem Fahrtenbuch nachweisen. Hierbei würden die „richtigen“ Kosten (Abschreibungen / Leasingraten, Benzin, Werkstatt usw.) für das Fahrzeug ermittelt und entsprechend dem Anteil privater Fahrten zu geschäftlichen Fahrten aufgeteilt.

In unserem Beispiel könnten wir annehmen, dass das Fahrzeug pro Jahr neben € 4.000,– Abschreibungen weitere € 3.500,– für den Unterhalt (Versicherungen, Benzin, …) kostet. Die Rechnung lautet dann bei 15 % privaten Fahrten:

15 % · € 7.500,– = € 1.125,– pro Jahr, also € 93,75 pro Monat zu versteuern

Bei einem Grenzsteuersatz von 30 Prozent wären dies nur noch knapp € 28,– Steuern, was eine Ersparnis von € 62,– pro Monat ergibt.

[Bearbeiten] Fahrtenbuch bei PKW im Betriebsvermögen: Berücksichtigung der Fahrten zwischen Wohnung und Betriebsstätte beim Fahrtenbuch (Heimfahrten)

Selbständige können entscheiden, einen PKW in das Betriebsvermögen zu überführen, wenn der betriebliche Nutzungsanteil zwischen 10-50 Prozent liegt (gewillkürtes Betriebsvermögen). Liegt der Anteil über 50 Prozent wird das Auto automatisch zum Betriebsvermögen (notwendiges Betriebsvermögen). Der Nutzungsanteil privat/dienstlich orientiert sich an den gefahrenen Kilometern.

Die sogenannten Familienheimfahrten werden beim Fahrtenbuch zu den betrieblich bedingten Fahrten gezählt und erhöhen damit den betrieblichen Nutzenanteil. Die Kosten für Familienheimfahrten sind zwar (terminologisch) Betriebsausgaben, sind jedoch nach § 4 Abs. 5, Nr. 6 EStG steuerlich nicht absetzbar. Sie werden somit ebenso wie die privat bedingten Fahrten von den PKW-Kosten abgezogen. Somit bleiben nur die rein betrieblich bedingten Kosten steuerlich abzugsfähig. Nach § 4 Abs. 5, Nr. 6, S. 3 EStG sind auch keine Pauschalen für die Entfernungskilometer mehr abziehbar, weil auf eine Hinzurechnung einer Entnahme von 0,03 Prozent je Entfernungskilometer verzichtet wird.

Beispiel:

PKW-Kosten p.a. 7.500 € (wie oben)

30.000 km Gesamtfahrleistung = 10.000 km Familienheimfahrten, 10.000 km Privatfahrten, 10.000 km reine Betriebsfahrten

Der betriebliche Anteil ohne Heimfahrten beträgt damit 66 %. Der PKW gehört ins Betriebsvermögen ohne Ermessensspielraum. Mit dem Fahrtenbuch kann jedoch nur 1/3 von 7.500 € = 2.500 € von der Steuer abgezogen werden.

Alternativrechnung: Verzicht auf Dienstwagen und Fahrtenbuch

Fährt man mit dem eigenen PKW und verzichtet auf den Dienstwagen, dann können 10.000 km/2 = 5.000 Entfernungs-km x 0,30 €, also 1.500 € jährlich abgesetzt werden, was immer noch weniger wäre. Im Vergleich zum PKW im Privatvermögen (Nutzung des eigenen privaten PKW) kann der Unternehmer durch das Führen eines Fahrtenbuches 1000 € mehr absetzen.

Hiermit lässt sich noch nicht entscheiden, ob es günstiger ist, den PKW in das Betriebsvermögen zu überführen, indem man das Fahrtenbuch führt.

Denn: Befindet sich der PKW im Betriebsvermögen, so muss ein beim Verkauf entstandener steuerlicher Gewinn (Verkaufspreis - Buchwert unter Berücksichtigung der regelmäßigen AfA) versteuert werden. Bei einem Verkauf des PKW nach 5 Jahren (der Buchwert ist Null!) für einen niedrig angesetzten Restwert des PKW von 5.000 € (Kaufpreis: 20.000 €, Neupreis: 30.000 €) müsste dieser Betrag komplett versteuert werden. Damit wäre ohne Zinseffekt der Steuervorteil aufgezehrt.

[Bearbeiten] Anforderungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch

Ein Fahrtenbuch, das vom Finanzamt anerkannt werden soll, muss bestimmte Mindestbedingungen erfüllen.

Der Gesetzgeber hat sich nie mit der Definition des Begriffes „Fahrtenbuch“ beschäftigt. Allerdings hat sich der Bundesfinanzhof (BFH) bereits mehrfach mit der Auslegung des Begriffs und mit der Frage auseinandergesetzt, welche Anforderungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch zu stellen sind (9. November 2005 - VI R 27/05 / 16. November 2005 - VI R 64/04 / 16. März 2006 - VI R 87/04).

Im Einzelnen gehören hierzu:

Lose Notizzettel reichen nicht aus.
Die Führung muss zeitnah und fortlaufend erfolgen.
Zur Verhinderung von Manipulationen ist eine geschlossene Form der Aufzeichnung erforderlich, so dass Änderungen, Streichungen und Ergänzungen erkennbar sind.
Ausdrucke aus Tabellenkalkulationsprogrammen sind nicht ordnungsgemäß.
Zwingend bei beruflichen Reisen sind die Angaben: Datum, Reiseziel, aufgesuchter Kunde/Geschäftspartner bzw. Gegenstand der dienstlichen Verrichtung sowie bei Abschluss der Fahrt der erreichte Gesamtkilometerstand.
Ein Verweis auf andere Unterlagen ist unzulässig. Die Angaben sind im Fahrtenbuch zu machen.

Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) hat hierauf am 7. Juli 2006 Festlegungen zum Thema Fahrtenbuch getroffen, die als Vorgabe für das Führen eines Fahrtenbuches herangezogen werden können.

[Bearbeiten] Aktuelle Entwicklung

Um das Fahrtenbuch gegenüber dem Finanzamt geltend zu machen, muss dieses den Ansprüchen der Festlegungen des Bundesministerium der Finanzen (BMF) vom 7. Juli 2006 genügen. Da das Fahrtenbuch meist von Hand geführt wird, können die Aufzeichnungen teilweise unvollständig oder ungenau sein und damit die Auflagen nur schwer zu erfüllen. Zusätzlich bedeutet die Führung eines korrekten Fahrtbuches einen erhöhten Zeitaufwand aller betroffenen Mitarbeiter. Aktuell geht die Entwicklung hin zur Verwendung von elektronischen Fahrtenbüchern. Diese werden fest in das Fahrzeug installiert und zeichnen alle notwendigen Informationen, wie z.B. Datum, Uhrzeit, Fahrer, Kilometerstand bei Fahrtbeginn / Fahrtende, gefahrene Kilometer, Privat oder Dienstfahrt, sowie Start- und Zielort automatisch auf. Die erhobenen Informationen werden manipulationssicher gespeichert und vom Fahrzeug an das unternehmensinterne ERP-System übertragen. Alternativ kommt auch ein externen Dienstleister in Betracht. Je nach Implementierung sind die Daten über das ERP-System oder über das Internet abrufbar. Die aufgezeichneten Informationen können am Jahresende einfach ausgedruckt und an das Finanzamt versendet werden.