Spezifikation

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Eine Spezifikation ist eine formale Beschreibung eines Produktes, eines Systems oder einer Dienstleistung. Ziel der Spezifikation ist es, Merkmale zu definieren und zu quantifizieren, mit denen das Werk oder die Dienstleistung des Auftragnehmers bei der Übergabe an den Auftraggeber geprüft und durch den Auftraggeber abgenommen werden kann, bzw. nach der der Auftragnehmer die Bezahlung fordern kann, wenn die Merkmale der Spezifikation erreicht wurden.

Spezifikationen werden auch im Rahmen der Angebotsanfrage vom Auftraggeber verteilt, um dem Anbieter eine Kalkulation des Angebotes zu ermöglichen.

In der Praxis enthalten Spezifikationen nicht immer alle Anforderungen an ein Produkt oder eine Dienstleistung. Gesetzliche Anforderungen, wie z. B. Verbot bestimmter schädlicher Materialien, werden in der Regel nicht erwähnt, und ein Grundverständnis eines Durchschnittsfachmannes wird vorausgesetzt.

Eine Spezifikation ist meist ein technisches Dokument (Spec-Manuskript; spec von englisch specification), das aber zur Absicherung kaufmännischer (Zahlungsversprechen) oder juristischer Belange (Haftung, Gewährleistung) erstellt wird. In diesem Sinne ist es zweckmäßig, eine Spezifikation so abzufassen, dass sie vorwiegend das beschreibt, was man unmittelbar mit den Sinnen erfassen kann, und nicht, nach welchem Prinzip etwas funktioniert.

Falls die Spezifikation nicht explizit mit der Auftragsvergabe vereinbart wird, z. B. bei einem normalen Kauf eines Massenartikels, kann als Spezifikation die „vereinbarte Beschaffenheit“ (§ 434 Abs. 1 Satz 1 BGB) angesehen werden, zu der sich der Verkäufer z. B. durch ein Handbuch oder eine Werbung verpflichtet hat. Eine Abweichung von der Spezifikation stellt einen Sachmangel dar und löst Gewährleistungsansprüche aus.

In speziellen Bereichen, z. B. für eine Software in der Informatik, ist die Spezifikation die Syntax und Semantik oder die Implementierung eines bestimmten Bestandteiles, das heißt eine deklarative Beschreibung, was das Programm ist oder bewerkstelligt. Anhand einer guten Spezifikation lässt sich demnach ein detaillierter Vergleich zwischen Soll- und Ist-Zustand vornehmen.