Écriture comptable

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En comptabilité, l’écriture est une opération consistant à enregistrer un flux commercial, économique ou financier à l'intérieur de comptes. Les écritures sont portées dans un document appelé journal. On parle aussi de mouvement pour décrire les écritures comptables puisque la comptabilité en partie double correspond souvent au passage (mouvement) de compte à compte.

Cette opération doit s'effectuer dans le respect de certaines règles :

• suivre le principe de la comptabilité en partie double : le débit et le crédit doivent s'équilibrer,
• être justifiée par une pièce comptable, par exemple une facture dans le cas d'une facturation à un client,
• être traçable :

• chaque écriture est liée par un numéro l'identifiant de manière unique à une pièce comptable dûment archivée (moyen de preuve) ;
• lorsque plusieurs comptables travaillent sur un même système, l'identification de celle ou celui qui a inscrit le mouvement doit être connue (et non modifiable) ;

• ne pouvoir être modifiée une fois inscrite au journal : en cas d'erreur, on doit contrepasser l'écriture (c'est-à-dire l'annuler en enregistrant une écriture inverse), puis repasser l'écriture correcte,
• être datée :

• comporter une date de valeur : pour respecter le principe de séparation des exercices, la date de valeur correspond à la date à laquelle l'événement a eu lieu (le jour de la livraison des marchandises par exemple, pour un achat),
• comporter une date de mouvement : le jour où la pièce comptable ou l'événement afférant est comptabilisé.

Les écritures sont ensuite reportées dans le Grand livre qui contient le détail des opérations compte par compte. C'est à partir des mouvements portés dans le Grand Livre que sera produite la balance qui servira à bâtir les documents comptables officiels (bilan, compte de résultat, annexes) et à alimenter le reporting de gestion.

En comptabilité, l'écriture est donc l'opération de base sur laquelle s'appuie toute la chaîne de production des résultats comptables.

[modifier] Pourquoi tous ces détails ?

Les banques de données d'un progiciel de comptabilité sont structurellement mouvantes : aux dates valeurs correspondantes, elles prennent en compte toute saisie ou modification au signalétique de l'événement comptable, que ces modifications soient antérieures, simultanées ou postérieures à la saisie initiale et l'on peut sans peine faire des lettrages.

Il est clé également d'éviter toute conduite frauduleuse. Imaginons une moyenne entreprise dont le département comptable comporte plusieurs employés dont les tâches sont séparées, un comptable saisit une facture fictive dont le libellé bancaire correspond à son propre numéro de compte. Elle sera payée en toute bonne foi par son collègue en charge du paiement des factures fournisseurs. Si elle est ensuite soustraite physiquement des archives et virtuellement du progiciel de comptabilité sans qu'aucune écriture soit contrepassée, il est difficile, voire impossible de prouver l'origine de l'erreur. Cet exemple est très frustre, la créativité humaine en ce domaine est sans limite.