Archivio
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Per archivio si intende:
- l'insieme dei documenti prodotti e/o acquisiti da un ente nell'esercizio delle funzione che detto ente compie;
- il locale destinato alla loro conservazione.
Tra le funzioni principali di un archivio si ricorda:
- la tutela dei documenti;
- la creazioni di guide, sommari e indici per aiutare il ricercatore;
- promuovere l'utilizzo dei beni conservati, per esempio in campo didattico.
Il termine archivio deriva dal greco arkhé, che significa governo o ordine.
L'archivio può essere:
- corrente (per gli affari in corso);
- di deposito (per gli affari detti "esauriti");
- oppure storico (per i documenti con più di 40 anni di età, destinati a venir conservati per sempre nell'archivio).
L'organizzazione dell'archivio è oggetto di studi, prevalentemente con il fine di aumentare i benefici derivanti dall'archiviazione per mezzo di una gestione il più possibile razionale, contenendo gli spazi utilizzati e i costi di gestione.
Nell'archivio i documenti sono sistemati dentro delle buste (contenitori di cartone nei queli si conervavano i documento raggruppato nei fascicoli) che sono a loro volta sistemate su dele scaffalature. Dentro alle buste i documenti, raggruppati in cartelline, formano un fascicolo (insieme di documenti ove questi sono riportati in ordine cronologico). Il fascicolo è coniderato l'unità base dell'archivio. Sulle scaffalature, oltre alle buste, sono presenti anche dei registri (documento formato da più fogli contenenti atti di genere vario) ma se questi sono troppo rovinati vengono anch'essi racchiusi in buste.
