Facilitair Management Informatie Systeem
Van Wikipedia
Een Facility Management Informatie Systeem (FMIS), ook wel Executive Information System (EIS) of Decision Support System (DSS) genoemd, kan bij de vraag naar informatie een uitkomst bieden.
Inhoud |
[bewerk] Wat is een Facility Management Informatie Systeem?
In de diverse literatuur die er over dit onderwerp is, worden de volgende definities gegeven:
- "Een FMIS is een geïntegreerd mens-machinesysteem waarmee informatie wordt verschaft over de geboden en beschikbare faciliteiten die ter ondersteuning dient van de operationele activiteiten, bedrijfsleiding en analyse- en besluitvormingsfuncties binnen een facilitaire organisatie";
- ”Een FMIS is een samenstelling van gegevens en procedures die gericht is op het beheren en verstrekken van de informatie, nodig voor het intergraal plannen, realiseren en beheren van de faciliteiten van een organisatie”;
- “Een FMIS is een verzameling gegevens en processen die dusdanig zijn geordend en gerelateerd dat managementinformatie ten behoeve van het Facilitair Bedrijf daarmee kan worden beheerd”.
Dit komt kort op de volgende samenvatting neer:
“Informatie systemen zijn computersystemen die gericht zijn op de managementprocedures in een organisatie die betrekking hebben op de besturing en planning van primaire processen en die daarmee voorzien in de informatiebehoeften van managers”.
Kenmerkend voor deze systemen is: periodieke verwerking van gegevens langs geformaliseerde weg. De inrichting ervan is voor een groot deel afhankelijk van de stijl van leiding geven binnen een organisatie (Management bij exception/objectives, plangericht of uitvoeringsgericht). De systemen hebben veelal een bedrijfseconomisch karakter (kostenbeheersing, resultaatbepaling en verslaggeving).
[bewerk] Evolutie
Organisaties hebben eigenlijk altijd gebruikgemaakt van informatiebronnen al werden deze niet als zodanig erkend. Vroeger werden deze bronnen informeel gebruikt en werden ook in dat kader systemen opgezet. Vanaf het moment dat computers in gebruik werden genomen, met hun mogelijkheden om grote hoeveelheden gegevens te verwerken, werd het ontwerp van een informatie systeem een formeel proces en een apart studiegebied.
- Begin jaren ’60 is de computer vaak nog een groot, duur, star en vaak ook een traag (ponssysteem) systeem. De nadruk ligt dan op het registreren van gegevens, Transaction Processing genoemd. IT afdelingen vervulde een centrale rol in de organisatie, aangezien hun specialisten de geautomatiseerde informatiesystemen bepalen.
- In de loop van de jaren ’70 werden steeds vaker administratieve bedrijfsprocessen geautomatiseerd. Naast transactieverwerking wil men de computer gebruiken voor het genereren van managementinformatie uit geregistreerde oparationele gegevens. Aan het eind van de jaren ’70 worden de eerste informatiesystemen operationeel.
- In de jaren ’80 zet de integratietendens zich voort binnen de IT. De mogelijkheden om samenhangende informatiesystemen te ontwikkelen worden steeds groter. Vanaf dat moment doet ook DSS zijn intrede.
- Op dit moment is het, door middel van de verdergaande integratie van geavanceerde technologieën, mogelijk om flexibel aanpasbare systemen te bouwen (modulaire bouw), waarmee niet alleen informatie, maar ook kennis toegankelijkere gemaakt kan en zal worden.
Uit bovenstaande wordt duidelijk dat managers zich steeds bewuster werden van de mogelijkheden van de IT en de informatiebehoefte beter onder woorden konden brengen. De It-ers leerden op hun beurt het een en ander over de vraag en aanbod vanuit het management en hoe ze hiermee moesten omgaan. Uit beide ontwikkelingen kwam een samenwerking tot stand die leidde tot het verbeteren en ontwikkelen van nieuwe mogelijkheden binnen een informatie systeem.
[bewerk] Invloed van een informatie systeem op de Organisatie en haar Management
Het gebruik van IT-technieken, op informatie systemen en DSS, heeft wel degelijk effect op de manier waarop managers hun werk (kunnen) uitvoeren en op de manier waarop organisaties aangestuurd worden. Hierbij een opsomming van enkele effecten/invloeden die een informatie systeem op de organisatie kan hebben:
- Meer en beter inzicht in organisatie- en prestatieniveau;
- Sneller en duidelijker inzicht waar, welke verbeteringen gewenst en mogelijk zijn;
- Verbeterde besluitvorming die kan leiden tot besparingen;
- Door het gebruik van een dergelijk systeem kunnen de ontwikkeling(s) mogelijkheden voor de toekomst meetbaar gemaakt worden;
- Door het gebruik van een informatie systeem, wat ook interactieve functies kent(intranet), zal ook het eigen personeel ontlast worden;
- Steeds meer van de aanvragen kunnen door de gebruiker(s) en/of klanten zelf ingevuld worden;
- De invloed van een informatie systeem er zorgt er voor dat het midden management gestructureerder wordt;
- Hogere status voor sommige in het midden management;
- Meer onderscheid tussen de top en het midden management;
- Hercentralisatie van de organisatie;
- Accuratesse en snelheid worden meest beïnvloed en mede hiermee de organisatie structuur;
- Aantal management niveaus neemt af.
[bewerk] Keuze in Gebruik & toepassingsmogelijkheden
De organisatie zal een programma van eisen op moeten zetten om tot een goede ontwikkeling van een informatie systeem of DSS te komen. Hierbij valt te denken aan:
- Functioneel voor de diversiteit van taken en diensten
- Modulair opgebouwd zijn
- Eigen wensen of specifieke organisatorische eigenschappen moeten in het systeem verwerkt kunnen worden
- Moet kunnen communiceren en functioneren met de reeds bestaande systemen/platforms
Binnen de diverse gebruikersgroepen zal men zich het een en ander moeten afvragen. Hierbij valt te denken aan vragen zoals:
- Hoe ziet de infrastructuur er uit ?
- Hoe wordt er omgegaan met de beschikbaarheid van informatie ?
- Welk belang hecht men aan up-to-date informatie ?
- Wil men stapsgewijs (modulair) of grootschalig (alles in een keer implementeren) beginnen ?
- Wat voor procedures/processen wil men ?
- Welke stamgegevens zijn aanwezig en zijn er nodig ?
- Welke software & hardware gebruiken we nu ?
Als er op deze vragen antwoord gegeven is kan men zich richten op de volgend fase; het keuze traject voor een informatie systeem.
Het is mogelijk voor een organisatie om, als zij grootschalig willen beginnen, een overkoepelend systeem te (laten) ontwerpen, dat alle administratieve acties verenigt, waardoor informatie veel beter zou zijn te koppelen. Ook kan een organisatie er voor kiezen een speciaal persoon aan te wijzen die de informatievragen steeds beantwoord en die door ervaring dit binnen een redelijk snelle termijn weet te doen. Daarnaast is het mogelijk om de beantwoording van informatievragen te vereenvoudigen door het instellen van vaste procedures en systemen die een nieuwe informatielaag creëren.
[bewerk] Voor- & Nadelen van een Informatie Systeem
Aan de hierboven beschreven punten kunnen voor- en nadelen kleven die doorslaggevend zijn voor de uiteindelijke keuze van een informatie systeem voor een organisatie. Maar aan het ontwerpen van een nieuw en overkoepelend systeem zitten ook belangrijke voor- en nadelenn zoals:
De Voordelen:
- Centraal meld- en/of servicepunt (klachten/reserveringen/facilitaire meldingen)
- Kostenbewuster (doorbelasten), klant- & servicegerichte werken
- Doelmatiger beheer en inzicht in de bedrijfsmiddelen en processen
- Medewerkers kunnen direct beschikken over de toegewezen faciliteiten
- Medewerkers kunnen zelf hun facilitaire aanvraag via Intranet regelen
- Ontlasting van Frontoffice
- Ondersteuning Inkoop
- Organisatie voldoet aan de NEN 2580 en NEN 2748
- Efficiëntere en effectievere (facilitaire)organisatie
- Mogelijkheid tot uitbreiding door middel van een modulair systeem
- Conversie met reeds aanwezige (facilitaire) systemen en daardoor een standaard
- Men kan gaan benchmarken doormiddel van activity based costing.
Nadelen:
- De kosten kunnen erg hoog uitkomen door een te uitgebreide functionaliteit en een daarmee gepaard kostbaar ontwikkelingstraject. Veel bedrijven zijn vaak te klein en missen de expertise en het geld om een project zelf te kunnen uitvoeren en uitbesteden kost vaak erg veel geld.
- Invoering van een nieuw en kostbaar systeem levert veelal een (tijdelijk) verlies aan productiviteit op. Dit omdat werknemers moeten worden getraind in het gebruik en onderhouden van een informatie systeem.
- Standaard PC programmatuur is vaak niet te gebruiken, omdat de gebruikte operating systemen te divers zijn.
- Informatie systemen erg aanhankelijk en gevoelig voor (foutieve)mutaties.
- Door slechte afstemming van de organisatie heeft implementatie geen bestaansrecht.
- Slechte communicatie tussen automatiseerders en gebruikers (managers), hierdoor ontstaat een kloof tussen de informatie uitwisseling van beide groepen. En dit beïnvloedt de kwaliteit van een informatie systeem.
- Verder heeft iedere losse module van een informatie systeem nog z’n eigen voor- en nadelen.
[bewerk] Modellen voor een informatie systeem
Voortdurend vinden er binnen organisaties veranderingen plaats. Verandering van beleidsterreinen, veranderingen binnen de organisatie, verandering van processen, of verandering van de informatievoorziening en behoeften. Bij elk van deze veranderingen is het zaak het geheel van de bedrijfsvoering te overzien en op basis van het beeld van de huidige en de gewenste situatie de veranderingen te ontwerpen. Deze veranderingen zullen doorgaans gevolgen hebben voor meerdere bedrijfsaspecten, zoals de inrichting van procedures, van de informatievoorziening en van de technische hulpmiddelen.
De werkelijkheid in organisaties is vaak zodanig complex dat eerst vereenvoudigde afbeeldingen van deze werkelijkheid moeten worden gemaakt om deze werkelijkheid hanteerbaar te maken voor het analyseren van de situatie en het ontwerpen van veranderingen.
Dergelijke vereenvoudigde afbeeldingen zijn ‘modellen’.
Een voorkomende indeling van informatie systeem modellen is de hier volgende:
- Systelogisch Model
Dit is een model van een bepaald gedeelte van en organisatie; hierin wordt beschreven waarom(probleemsituatie), wanneer, welke informatie noodzakelijk is.
- Infologisch model
In het infologisch model zijn de gegevens en de verwerkingsprocessen aangegeven, die nodig zijn om de informatie uit het Systelogisch model te verschaffen. En binnen dit model wordt een ontwerp vastgesteld van het te ontwikkelen informatie systeem.
- Datalogisch Model
Binnen dit model wordt specifiek op het gegevensverwerkende informatiesysteem ingegaan. Zeg maar, de wijze waarop de gegevensverwerking en opslag in het informatie systeem opgezet zullen worden, wordt binnen dit model uiteengezet.
- Technisch Model
Hierbij wordt er een specificatie gemaakt van de te gebruiken technische hulpmiddelen(Hard- & Software) voor het realiseren van het informatie systeem.
Uit de indeling van de bovengenoemde modellen kan men afleiden dat er vanuit vier invalshoeken naar een informatie systeem gekeken kan worden, namelijk: het waarom, het wat, het hoe en het waarmee.
- Het waarom geeft de context aan van het te ontwerpen IS door een duidelijke, up-to-date beschrijving te geven van de te ondersteunen situatie. In dit model wordt dus aangegeven hoe het informatie systeem de organisatie moet ondersteunen door een antwoord te geven op vragen als: “Wie moet wanneer welke informatie over welk onderwerp op welke manier ter zijn/haar beschikking hebben?”
- Het wat geeft een functionele beschrijving van het te ontwerpen systeem. Kortom de interacties tussen de gebruiker en het systeem zelf worden binnen dit model in logische termen besproken. En verder worden de grenzen van het IS duidelijk aangegeven en omschreven en wat volgt is dan een duidelijke functionele beschrijving van het te ontwerpen informatie systeem.
- Het Hoe beschrijft op welke manier binnen het systeem de input vertaald moet worden en wordt vertaald naar gespecificeerde output. Het systeem wordt beschreven in termen van gerelateerde gegevensverzamelingen en gegevensverwerkende componenten. Dit gebeurt geheel onafhankelijk van de specifieke hardware en programmeertaal (software).
- Het waarmee is de vertaling van een datalogisch model naar een gedetailleerde specificatie van bestanden, programmatuur en apparatuur in de termen van de uiteindelijke hulpmiddelen die gebruikt worden bij het bouwen van het informatie systeem.
