Workshop de requisitos

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Uma workshop de requisitos é uma reunião estruturada onde um grupo cuidadosamente selecionado de stakeholders e um grupo de analistas trabalha em conjunto para definir, criar, refinar requisitos.

Note-se que uma workshop, apesar de se assemelhar a uma reunião, difere em alguns pontos:

• Reuniões são lideradas por um gestor (líder, que geralmente, faz pouca preparação). As workshops são lideradas por um facilitador neutro que se prepara intensivamente;
• As reuniões não requerem trabalho prévio por parte da assistência. As workshops requerem muito trabalho prévio, incluíndo a criação de produtos que servem de candidatos a inputs do workshop;
• As decisões numa reunião são tomadas pelo gestor, e podem não ser tópico de discussão. Numa workshop cada decisão está associada a uma regra. Existe um processo de decisão e a tomada de decisão pode estar associada a uma ou mais pessoas (mas não ao facilitador);
• As reuniões prendem-se com troca de informação. Já ás workshops prendem-se com a descoberta e criação da informação;
• Numa reunião existe pouca interacção entre os presentes. Nas workshops a participação é intensa e variada e os participantes realizam actividades individualmente, como membros de sub-grupos, ou colectivamente;
• Reuniões não permitem quase nenhuns momentos de descontracção. Já as workshops encorajam a descontracção como forma de promoção da inovação e do trabalho de equipa.
• As reuniões normalmente não envolvem a prodção de documentação. Já nas workshops os participantes criam e verificam documentos como p.ex diagramas de casos de uso;
• As reuniões usam raramente meios visuais. Nas workshops sao fortemente utilizados meios visuais como posters, post-it, cartões diagramas.

[editar] Preparação de uma workshop

Num processo de especificação de requisitos é essencial que todos os indivíduos que interactuam directamente ou indirectamente com o sistema sejam consultados. Nos dias de hoje verifica-se cada vez mais a inexistência de tempo por parte das pessoas. Tempo é dinheiro, e a maioria das empresas não está disposta a despender deste recurso, em tarefas que não sejam aquelas contempladas na sua rotina. Por isto mesmo, as workshops são eventos que, realizados de forma correcta e envolvendo as pessoas certas, conseguem obter resultados muito satisfatórios num tempo bastante reduzido. A preparação de uma workshop deve envolver as seguintes fases:

1. Identificar os principais objectivos do encontro
2. Desenvolver cuidadosamente 5/6 questões (para uma sessão de 1h /1h30)
3. Planear a sessão
4. Convidar os participantes com pelo menos 1 semana de antecedência:
   • Enviar email com o convite, especificando a hora da sessão, o local, a agenda a seguir e a lista de questões a debater
   • Enviar um documento com resumo do projecto a ser discutido, incluindo os requisitos de alto-nível já encontrados
5. 3 dias antes da sessão enviar novo email aos participantes a relembrar o encontro.

[editar] Planear uma workshop

O sucesso de uma workshop passa por um bom plano de condução do mesmo. Assim, esta fase é crucial para o desenrolar das fases seguintes. O planeamento de uma workshop deve envolver:

1. Planear o horário da sessão: em que altura do dia se realizará, quanto tempo durará, ...
2. Planear o local: a sessão deve decorrer num local arejado, com boa luz; as cadeiras devem estar dispostas de forma que todos os participantes se vejam
3. Planear as regras básicas:
   • Todos os membros devem participar o máximo possível
   • Como a sessão é só uma, é importante que seja estabelecido um conjunto de regras básicas que regulem a participação. Ex: nunca se deve desviar do objectivo da sessão, nunca se deve desviar da questão base do momento, não se deve ultrapassar a vez dos outros, ...
4. Planear a agenda a seguir:
   • Dar as boas-vindas
   • Rever a agenda
   • Rever o objectivo da sessão
   • Rever as regras básicas de participação
   • Fazer uma introdução ao projecto
   • Lançar as questões e conduzir as respostas
   • Terminar agradecendo a participação
5. Escolher os participantes (ver quadro abaixo)
6. Planear a gravação da sessão
   • Deve estar presente um ajudante (co-facilitador) que vá tirando notas ao longo da workshop
   • Para além disso, pode ser útil gravar a sessão em suporte áudio ou video

O facilitador do debate deverá estar munido de um plano para lidar com os factores positivos, negativos, as necessidades e as questões que os Stakeholders tenham a apontar relativamente ao sistema.

[editar] Conduzir uma workshop

Durante um evento deste tipo é essencial que sistematicamente sejam atendidas, tratadas e resolvidas (se possível), todas as preocupações dos intervenientes. Cabe ao facilitador conduzir a workshop, colectando toda a informação útil para que os objectivos principais sejam atingidos. Para que os objectivos do evento (definir claramente as necessidades e requisitos do sistema) sejam alcançados correctamente, deverá ser fornecido um documento aos intervenientes, que os contextualize com o sistema. Esse documento poderá ter incluído um diagrama de contexto, o modelo conceptual do domínio e os requisitos de alto nível que foram especificados até à data. Para que uma workshop seja produtiva, é essencial que se adopte uma abordagem iterativa. Primeiro deverão ser explicados aos intervenientes os seus papéis e os objectivos do evento, de seguida deverá ser realizado o debate, depois deverá ser feita uma análise cuidada às informações adquiridas e no final deverão ser tiradas conclusões acerca da análise efectuada.

De seguida será descrita uma possível abordagem ao modo como o facilitador deverá conduzir a sessão:

• Forming - Fase de orientação do grupo e introdução dos objectivos da sessão. Nesta fase o facilitador deve:
  • Apresentar-se e apresentar o co-facilitador
  • Agradecer a disponibilidade das pessoas
  • Explicar os modos de gravação da sessão (só papel, gravador audio ou video)
  • Apresentar/relembrar a agenda

• Storming - divulgação de todas as ideias que os intervenientes possam ter, mesmo que estas sejam incompatíveis com outras áreas de negócio ou mesmo com o sistema que foi inicialmente idealizado. O facilitador deve:
  • Introduzir todas as questões antes de se iniciar o debate. Dar algum tempo aos participantes para pensarem sobre cada uma (e registarem as suas respostas). De seguida conduzir a discussão à volta das respostas a cada questão, sendo tratada uma de cada vez
  • Quando terminada uma questão, o facilitador deve fazer um breve resumo sobre as respostas dadas e a conclusão a que se chegou (pode ser o co-facilitador a fazer isto)

• Norming - Promover a harmonia, a compreensão e o apoio das ideias uns dos outros, aumentando a coesão dos grupos intervenientes. O facilitador deve:
  • Garantir que as regras básicas de participação são respeitadas, dando voz a todos os participantes
  • O facilitador não deve participar no debate/discussão (nunca justificar a sua posição)... O seu papel fundamental é ouvir e coleccionar informação
  • Assegurar a participação uniforme - se 1/2 pessoas estão a liderar a discussão, o facilitador deve promover e incentivar os outros intervenientes, chamando-os a responder. Uma boa abordagem é usar uma mesa redonda, seguindo uma direcção, dando a cada participante 1 min para transmitir a sua opinião.

• Performing - Nesta fase já deverá estar interiorizado no pensamento dos stakeholders uma actuação como equipe. Aqui já deverão emergir soluções. Os requisitos já deverão ser tratados com mais detalhe e ser prioritizados.

• Adjourning - Deverá ser feita uma retrospectiva do projecto, e das soluções encontradas. Esta fase não deverá ser descurada, já que é essencial para que os intervenientes percebam que o papel que desempenharam foi tomado em conta e é essencial para este e futuros projectos. O facilitador deve:
  • Notificar os participantes da breve recepção de uma cópia do relatório resultante da sessão (contendo as principais propostas e conclusões)
  • Agradecer aos participantes a sua presença e participação
  • Terminar a sessão

NOTA - Uma workshop poderá durar desde 2 horas até várias semanas, dependendo dos objectivos. Para diminuir a duração da mesma, os objectivos deverão ser comunicados previamente, deverá ser fornecida toda a documentação necessária e deverá ser feito o "Brain Storming" (uma das fases mais demoradas do processo).

[editar] Imediatamente após a workshop

Terminada a workshop, devem ser efectuadas algumas tarefas:

1. Verificar se o gravador funcionou correctamente durante a sessão
2. Acrescentar algumas notas às registadas
3. Registar algumas observações feitas durante a sessão (Ex. natureza da participação do grupo, surpresas ocorridas durante a sessão, contratempos ocorridos, ...)

[editar] Como tirar mais proveito dos Workshops?

Não existem workshops perfeitas... É sempre possível recolher informação mais útil, evitando algumas armadilhas e removendo algumas restrições que reduzem a sua efectividade. Também se conseguem melhorias significativas levando os facilitadores a níveis de profissionalismo mais elevados.

De seguida apresentam-se algumas armadilhas que levam ao insucesso dos workshops:

1. Realizar workshops porque não há mais ideias - os workshops são muitas vezes encarados por defeito, ou seja, há falta de outra técnica... Se encararmos as workshops de outra forma , é possível extrair dele informações preciosas. Em vez de nos centrarmos em quão vagos e incertos são os objectivos do sistema, há que pensar em todos as mais valias que podem ser extraídas da workshop, como p.ex:
   • Ver se as preocupações, gostos e práticas das pessoas mudaram
   • Ouvir os utilizadores reais a discutirem sobre o sistema
   • Conhecer melhor os utilizadores e clientes, e consecutivamente responder melhor às suas necessidades
2. Não ser suficientemente ambiciosos relativamente aos objectivos - consegue-se tirar melhor proveito das workshops do que de crenças, atitudes, conhecimentos e práticas dos clientes. As workshops funcionam como laboratórios de onde se extraem sentimentos mais profundos, crenças implícitas, atitudes escondidas e práticas secretas. Porém mais do que isso, as workshops são laboratórios experimentais, onde se pode ensinar, comunicar, persuadir, desenvolver e testar novas possibilidades.
3. 1 só grupo - normalmente faz-se a workshop apenas para um grupo (seja de um só tipo de utilizadores, seja proveniente da mistura de pessoas de vários tipos). Porém, com apenas um grupo não se consegue a profundidade desejada de uma workshop. Note-se que se houver mais do que um grupo, o 1º grupo vem com as ideias todas (visão alargada, horizontal), e o 2º grupo, apesar de não acrescentar novas ideias vai aprofundar as já existentes (visão em profundidade, vertical). Normalmente, num par de grupos, 80% do valor está no 2º grupo.
4. Muitas questões numa só sessão - um dos erros frequentes é tentar rentabilizar a workshop discutindo-se o maior numero de questões possível. No máximo devem ser tratados numa sessão 1 a 3 assuntos distintos. Nunca esquecer que para o sucesso de um workshop vale a máxima: " Less is good "
5. Grupos muito grandes - O grupo ideal para uma sessão é de 7/8 pessoas. Num grupo maior as pessoas começam a pensar colectivamente, em vez de individualmente, criando ambientes intimistas para pessoas com ideias diferentes (não as expressam perante um grupo que tem opinião distinta). Normalmente, pretende-se que as workshops tenham o maior numero possivel de utilizadores representativos... Se por um lado, um grupo grande aumenta a interacção, por outro as discussões são mais superficiais e a workshop perde a profundidade desejada
6. Pouca flexibilidade - normalmente diz-se que o facilitador deve conduzir os participantes de forma sequencial segundo o seu plano, não havendo tempo para entrar em detalhes, descobrir motivações e validar a informação apreendida. Porém, as workshops são mais produtivos se houver alguma flexibilidade por parte do facilitador, se não houver grande plano... Às vezes basta uma questão só, e um facilitador com capacidade para ouvir e deixar os participantes ao sabor do entusiamo (sem nunca os deixar desviar do principal assunto) -> essencial questões abertas (que dão liberdade de resposta e opinião ao participante) e não fechadas.
7. Usar facilitadores inexperientes - um facilitador inexperiente pode ser a causa nº 1 do insucesso de uma workshop. Um facilitador deve:
   • ser bom ouvinte, bom comunicador
   • levar as pessoas a iniciar uma conversa
   • manter a discussão no mesmo assunto (evitar dispersões)
   • manter a discussão acesa
   • levar as pessoas a mostrarem as suas motivações, a darem as suas opiniões
   • evitar líderes de discussão, incitar à dicussão as pessoas menos participativas
   • levar as pessoas para o próximo assunto
   • ter qualidades de psicoterapeutas, psicólogos ou sociólogos (descodificar simbolismos, resolver situações complexas, interpretar comportamentos ambíguos ou antagónicos, prever comportamentos, ser persuasivo, delinear estratégias, ...)
   • ter qualidades de marketers (saber vender o sistema, motivar as pessoas, cativar a sua utilização, ...)

[editar] Características dos facilitadores

Para se ser um bom facilitador é necessário acima de tudo muita experiência e sabedoria, bem como soft skills nas áreas de psicologia, sociologia e todas as que se referem e lidam com o comportamento humano e as relações inter-pessoais. Um conjunto de características importantes encontra-se enunciado na lista seguinte:

• perguntar em vez de dizer
• evitar a tentação de fornecer todas as respostas aos participantes
• dispender algum tempo em construir relações e não estar só orientado e preocupado com as tarefas
• iniciar a discussão em vez de esperar que alguém o faça
• perguntar as opiniões dos outros em vez de mostrar a sua (ser neutro)
• ser flexível e versátil
• negociar em vez de ditar decisões
• ouvir sem interromper
• basear as decisões em intuições e não em factos
• ter auto-confiança suficiente e falar com as pessoas olhos-nos-olhos
• ser persuasivo mais do que sequencial
• ser mais entusiasta do que sistemático
• propiciar momentos de humor para descontracção
• ser mais professor do que cientista (capacidade explicativa)
• ser mais um aconselhador do que um general (dar conselhos e não impor vontades)
• ser curioso sobre as pessoas (perceber comportamentos inter-pessoais)
• ser atento para capturar todos os comentários
• ter habilidade para incentivar os mais participativos a iniciar a discussão e para fazê-los calar dando oportunidade aos mais calados
• ter habilidade para conduzir a discussão, sem ser muito ditador e autoritário, e evitar dispersão dos participantes (definir quando é tempo para brainstorming, quando é tempo para avaliação, quando é tempo para decisão, ...)
• ser objectivo, comunicativo, criar empatia, ter capacidades de interrogação

[editar] Referências

• Conducting Focus Groups (em inglês)
• The Use and Misuse of Focus Groups (em inglês)
• Facilitator Competencies (em inglês)
• Artigo da revista IEEE sobre Workshops (pdf)