Arbeitsablauf

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Im Unterschied zu einem Geschäftsprozess, der eine Folge von Aktivitäten mit dem Ziel einer Leistungserstellung in einer Organisation beschreibt, ist ein Arbeitsablauf (engl. Workflow) eine vordefinierte Abfolge rechnergestützter Aktivitäten. Dabei unterstützt ein IT-System einen Geschäftsprozess, versorgt ihn mit notwendigen Daten und wickelt ihn gemäß einer im System hinterlegten Vorgabe oder eines dafür vorgesehenen Algorithmus ab.

Das Ziel ist hierbei weniger eine Dokumentation für eine Organisation oder deren Mitarbeiter, sondern vielmehr eine mögliche (Teil-) Automatisierung der Ausführung. In Abgrenzung vom Geschäftsprozess wird dabei detailliert auf die operative Ebene eingegangen. Idealerweise zerlegt die Arbeitsablauf-Beschreibung den Prozess in (auf IT-Ebene) eindeutige Bestandteile, die in deterministischer Beziehung zueinander stehen.

Arbeitsablaufmodelle sollen dabei helfen, die optimale Einbindung verschiedener Anwendungen (Textverarbeitungen, Tabellenkalkulationen, Datenbanken usw.) in betriebliche Arbeitsabläufe sicherzustellen. Hierzu wird ein Workflow-Management-System eingesetzt: Ein Softwaresystem, das die Durchführung von Workflows ermöglicht, indem es die Workflow-Instanzen nach einem vorgegebenen, im Rechner abgebildeten Schema steuert und dazu benötigte Daten und Applikationen bereitstellt oder abfragt. Die Aufgabe eines Workflow-Managementsystems lässt sich so ausdrücken: Es geht darum zu koordinieren, wer (Rollen) was (Aufgabe) wann (Prozess) und wie (Umgebung) bearbeitet.

Standards für Workflow-Beschreibung oder -Verarbeitung werden international u.a. von der Workflow Management Coalition formuliert - siehe Weblinks.