Gestion électronique des documents
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[modifier] Définitions
Qu’est-ce qu’un document électronique ?
C’est un objet informatique immatériel et manipulable avec un ordinateur. Il peut être une image, un fichier son, un ensemble de données organisées en fichier, un écrit électronique, etc. Rappelons qu’un écrit électronique est tout équivalent d’un écrit papier dont la création est réalisée sur ordinateur. Il apparaît donc qu’un document électronique permet de séparer les caractéristiques d’un document classique, à savoir sa présentation (métadonnées), son contenu (informations), son architecture, offrant alors la possibilité d’une exploitation séparée.
Qu’est-ce que la GED ?
La Gestion électronique des documents, abrégée en GED, est un système informatisé d'acquisition, classement, stockage, archivage des documents. Exemple d’utilisation : la numérisation de masse de documents papiers. La GED est un processus de finalité qui découle du cycle de vie du document.
Le GED fait donc appel à des logarithmes statistiques afin de classer et retrouver les documents par pertinence. De cette analyse découle par exemple: l'intelligence artificielle.
[modifier] Etapes de la Gestion Electronique des Documents (GED)
Il existe 4 étapes majeures dans la gestion électronique des documents: l'acquisition, le classement, le stockage et la diffusion des documents. La GED permet un gain de temps et d'argent énorme pour les organisations. En effet, la GED permet l'indexation des documents et surtout la numérisation qui comprime le "volume papier".
[modifier] [Etape 1] Acquisition des documents
La GED a pour objectif premier d'acquérir les documents, elle peut s'effectuer par:
- L'intégration de documents papiers existants: c'est, pour les documents papiers, la numérisation grâce à des scanners. Lorsque c'est possible et utile, les documents numérisés peuvent alors être triés via une technologie de RAD. Il est possible d'extraire des informations des images numérisés en mettant en œuvre une technologie de LAD. Cette technologie peut utiliser des techniques d'OCR, de reconnaissance de codes à barres et d' ICR comportant par exemple des règles de vérifications linguistiques sur les mots reconnus.
- L'intégration de documents electroniques existants: Une autre famille de documents est constituée des documents électroniques comme les fichiers bureautiques, les fichiers PDF, ... Enfin, la dernière famille de documents intégrable est constituée des documents COLD qui proviennent de systèmes d'éditique.
- La production de documents électroniques: elle peut être le résultat d'une ou de plusieurs procédures managées par différents agents de l'entreprise grâce à un logiciel d'informatique de groupe (groupware ou collecticiel). Le document peut aussi être obtenu par un logiciel d'informatique décisionnelle à partir d'un modèle disponible via l'outil.
- L'échange de documents électronique: il s'effectue lorsque deux organismes partenaires souhaitent partager des documents électroniques. Ils peuvent alors procéder à une interconnexion de leurs systèmes d'information par un dispositif d'EDI (Echange de Données Informatisé) moyennant le respect d'un même format de données normalisé.
Quel que soit le moyen par lequel le document intègre le système de gestion, il peut souvent passer par une chaîne de validation ou workflow afin d'aboutir à une version finale approuvée par les utilisateurs concernés. Le workflow lié à la validation d'un document est paramétrable et prend en compte les droits d'accès et les profils des utilisateurs du système; il agit le plus souvent sur le statut, la version et la visibilité du document.
[modifier] [Etape 2] Classement des documents
la deuxième étape de a GED est d'indexer les divers documents. L'indexation constitue la description du document et de son contenu en vue de faciliter son exploitation. On distingue à ce titre:
- l'indexation par type offre une description formelle du document en utilisant ses métadonnées (type, auteur, titre, source, date, etc) dont le vocabulaire est standardisé afin de permettre l'utilisation de ces métadonnées par le plus grand nombre d'outils de recherche.
- l'indexation par concepts ou mots-clés qui vise plutôt le contenu du document pour faciliter les opérations de recherche. Il peut s'agir ici, pour le concepteur du système ou le créateur du document, de recenser les termes qui apparaissent le plus souvent, on parle alors d'indexation statistique. Il peut aussi s'agir d'un système plus évolué où le concepteur sélectionne les termes dans un thésaurus (liste de mots liés par des relations de hiérarchie ou d'équivalence) en rapport avec le document.
[modifier] [Etape 3] Stockage des documents
La troisème étape de la GED consiste à stocker les documents. C'est une phase tout aussi importante car ce serait une entreprise risquée de mettre en place un outil de GED sans pour autant réfléchir sur le système de stockage des documents. Les problématiques sont les suivantes:
- Le support de stockage doit être adapté le mieux possible avec le volume des documents. Il doit aussi, en fonction de la fréquence de consultation et de l'importance des données, offrir un temps d'accès fiable.
- L'organisation du stockage peut être hiérarchisée en fonction du contenu des documents (texte, vidéo, image,etc.) de leurs provenances, états, types, etc.
- La durée de conservation doit aussi être considérée afin de permettre une épuration périodique du système, en vue de faciliter le stockage et d'alimenter les archives.
[modifier] [Etape 4] Diffusion des documents
La quatrième étape de la GED consiste à diffuser les documents. La diffusion des documents peut se faire via l'internet ou l'intranet.
[modifier] Conclusion
Bien que la gestion électronique des documents soit coûteuse, elle permet de gagner un temps énorme. Au sein d'une organisation le choix de gérer ses documents ou pas peut relever d'une stratégie d'entreprise. En effet, même si la GED favorise le travail collaboratif elle peut s'avérer être une perte financière énorme pour les petites et moyennes organisations.
Toutefois, une rétrospective historique s'impose: Certes les écrits découverts sur les parois des pyramides de l'Egypte antique ont toujours persisté, mais les hommes ont quand même adopté le bois puis le papier(plus fragile que la pierre, le granit ou le basalte) car ce dernier est plus facile à manipuler et offre plus d'opportunités de stockage, de partage, de copie, etc. Pourquoi ne devrions nous pas alors, pour les même raisons, adopter l'électronique? A cette dernière question les entreprises n'ont aujourd’hui trouvé aucune réponse, d'où toute cette ruée vers les outils de GED.
[modifier] Voir aussi
- Cycle de vie (document)
- Métadonnée
- Dématérialisation
- Enterprise Content Management (ECM)
- Système d'archivage électronique (SAE)
- Enterprise Content Integration (ECI)
- Relecture assistée par ordinateur
- Instruction Assistée par Ordinateur
- Workflow
[modifier] Liens externes
[modifier] Actualité de la Ged
- Archimag Toute l'actualité de la gestion électronique de documents.
- MOS MAGAZINE Le magazine des technologies et des applications de lagestion et du stockage de l'information : GED/GEIDE, LAD, archivage, stockage de données et d'informations, etc.
- InfoGED Nouveau site sur l'actualité de la GED.
[modifier] Bibliographie
- Michel Roberge, L'essentiel de la gestion documentaire, Éditions GESTAR, 2004 : [1]
- Maurice Conte, Normalisation Statistique et Plasticité Sociale: [2]
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