PRINCE2
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PRINCE2 oder Projects in Controlled Environments, ist eine Projektmanagement-Methode. Sie behandelt Management, Steuerung und Organisation eines Projekts.
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[Bearbeiten] Geschichte
PRINCE (PRojects IN Controlled Environments) ist eine Projektmanagement-Methode für Organisation, Management und die Steuerung von Projekten. Sie wurde ursprünglich 1989 von der britischen Central Computer and Telecommunications Agency (CCTA) als Regierungsstandard für Projektmanagement im Bereich der Informationstechnik (IT) entwickelt, wurde jedoch bald regelmäßig auch außerhalb von reinen IT Umgebungen angewendet.
PRINCE2 wurde 1996 als allgemeine Projektmanagement-Methode veröffentlicht. PRINCE2 ist zunehmend populärer geworden und ist nun der de facto Standard für Projektmanagement in Großbritannien. Seine Anwendung ist mittlerweile in mehr als 50 anderen Ländern verbreitet. Die aktuelle Version wurde 2005 vom Office of Government Commerce (OGC) veröffentlicht, das mittlerweile die CCTA abgelöst hat.
[Bearbeiten] Prozesse
PRINCE2 ist ein prozessorientierter Projektmanagement-Ansatz. Es werden acht Prozesse definiert:
- Lenken eines Projekts, Directing a project (DP)
- Planung eines Projekts, Planning (PL)
- Vorbereiten eines Projekts, Starting up a project (SU)
- Initiieren eines Projekts, Initiating a project (IP)
- Steuern einer Phase, Controlling a stage (CS)
- Managen der Produktlieferung, Managing product delivery (MP)
- Managen der Phasenübergänge, Managing stage boundaries (SB)
- Abschließen eines Projekts, Closing a project (CP)
Ein PRINCE2-Projekt muss aus mindestens zwei Phasen bestehen, typischerweise hat es jedoch vier:
- Vorbereiten eines Projekts - Starting a project
- Initiieren eines Projekts - Initiating a project
- Implementierung - Implementation
- Abschließen eines Projekts - Closing a project
Die Implementierungsphase kann in mehrere Stufen unterteilt sein, wenn es sich -wie oftmals der Fall- als sinnvoll herausstellt. Die Prozesse Vorbereiten eines Projekts, Initiieren eines Projekts und Abschließen eines Projekts beziehen sich jeweils genau auf die entsprechende Projektphase. Zur Implementierungsphase gehören die drei Prozesse - Steuern einer Phase, Managen der Produktlieferung und Managen der Phasenübergänge. Der Prozess Lenken eines Projekts bezieht sich auf die gesamte Projektdauer, während Planen sich auf alle Phasen außer der letzten - Abschließen eines Projekts bezieht.
[Bearbeiten] Vorbereiten eines Projekts
Das Ziel dieses Prozesses ist es, das Projekt richtig aufzusetzen. Es ist ein Prozess vor Beginn des Projekts der feststellt, ob das Projekt lohnenswert und durchführbar (machbar) ist, bevor die Ressourcen festgelegt werden. Seine Haupt-Eingangsgröße ist das Projektmandat. Der Prozess beinhaltet die Identifizierung der leitenden Entscheider, die zur Besetzung des Lenkungsausschusses (project board) benötigt werden, und die das Projekt überwachen. Der Lenkungsausschuss wählt einen Projektmanager aus. Die Gründe für das Projekt werden in einer Projektbeschreibung dargestellt. Es werden ein Lösungsansatz und ein Plan für die Initiierungsphase beschlossen, um dem Projekt eine solide Grundlage zu geben.
Die Elemente des Prozesses "Vorbereiten eines Projekts" sind:
- SU1. Projektauftraggeber und Projektmanager ernennen
- SU2. Projektmanagementteam entwerfen
- SU3. Projektmanagementteam verpflichten
- SU4. Projektbeschreibung vorbereiten
- SU5. Projektlösungsansatz definieren
- SU6. Initiierungsphase planen
[Bearbeiten] Lenken eines Projekts
Dieser Prozess definiert die Funktionen des Lenkungsausschusses, der für das Projekt verantwortlich ist. Der Projektmanager informiert den Lenkungsausschuss mit regelmäßigen Berichten, die täglichen Management-Aufgaben des Projekts bleiben dem Projektmanager überlassen. Der Lenkungsausschuss wird nur an den Phasengrenzen eingebunden, wo er den bisherigen Fortschritt billigen und den Übergang in die nächste Phase freigeben muss. Ein grundlegendes Prinzip von PRINCE2 ist Management by Exception, was bedeutet, dass der Lenkungsausschuss nur in einem einzigen weiteren (Ausnahme-) Fall Entscheidungen über das Projekt trifft, nämlich dann, wenn abzusehen ist, dass es vom Kurs abweicht.
Die Elemente des Prozesses "Lenken eines Projekts" sind:
- DP1. Projektinitiierung freigeben
- DP2. Projekt freigeben
- DP3. Phasen- oder Ausnahmeplan freigeben
- DP4. Ad-hoc-Anweisungen geben
- DP5. Projektabschluss bestätigen
[Bearbeiten] Planen
Planen ist ein Prozess, der über die ganze Projektdauer benötigt wird.
Die Elemente des Prozesses "Planen" sind:
- PL1. Plan entwerfen
- PL2. Produkte definieren und analysieren
- PL3. Aktivitäten und Abhängigkeiten identifizieren
- PL4. Aufwand abschätzen
- PL5. Zeitplan erstellen
- PL6. Risiken analysieren
- PL7. Plan vervollständigen
[Bearbeiten] Initiieren eines Projekts
Damit ein Projekt genehmigt wird, muss es sorgfältig geplant werden und zeigen, wie es seine Ziele erreicht. Dazu müssen detaillierte Abschätzungen der Kosten gemacht werden. Gleichzeitig wird das Haupt-Produkt dieses Prozesses erstellt, das Projektleitdokument, Project Initiation Document oder PID, das vom Lenkungsausschuss zu genehmigen ist, bevor die Implementierung beginnen kann.
Die Elemente des Prozesses "Initiieren eines Projekts" sind:
- IP1. Qualität planen
- IP2. Projekt planen
- IP3. Business-Case und Risiken verfeinern
- IP4. Projektsteuerungsmittel einrichten
- IP5. Projektablagestruktur einrichten
- IP6. Projektleitdokument (PID) zusammenstellen
[Bearbeiten] Steuern einer Phase
Um sie leichter managen und steuern zu können, werden PRINCE2 Projekte in Phasen unterteilt. Die genaue Zahl der Phasen ist nicht festgelegt, sie hängt von der Größe und den Risiken des Projekts ab. Dieser Prozess beschreibt das tagtägliche Management durch den Projektmanager.
Die Elemente des Prozesses "Steuern einer Phase" sind:
- CS1. Arbeitspaket freigeben
- CS2. Fortschritt überwachen
- CS3. Offene Punkte aufnehmen
- CS4. Offene Punkte prüfen
- CS5. Phasenstatus prüfen
- CS6. Über Projektstatus berichten
- CS7. Korrekturmaßnahmen einleiten
- CS8. Offene Punkte eskalieren
- CS9. Abgeschlossenes Arbeitspaket entgegennehmen
[Bearbeiten] Managen der Produktlieferung
PRINCE2 ist ein Produkt-basiertes System. Ein Produkt kann ein körperlicher Gegenstand wie ein Buch oder ein eher immaterieller Gegenstand wie ein Dienstleistungsvertrag sein. Tatsächlich ist alles, was von PRINCE2 erzeugt wird ein Produkt, einschließlich der Dokumente. Im Gegensatz zu Spezialistenprodukten sind die von der Methode PRINCE2 definierten Produkte Managementprodukte. Produkte können von jedem erzeugt werden, auch von externen Zulieferern. Dieser Prozess erzeugt die Produkte des Projekts, hier wird der größte Teil der Projektressourcen eingesetzt.
Die Elemente des Prozesses "Managen der Produktlieferung" sind:
- MP1. Arbeitspaket annehmen
- MP2. Arbeitspaket ausführen
- MP3. Arbeitspaket abliefern
[Bearbeiten] Managen der Phasenübergänge
Nach den PRINCE2 Grundsätzen muss jede Phase vom Lenkungsausschuss abgeschlossen und gebilligt werden, bevor der Übergang in die nächste Phase freigegeben wird.
Die Elemente des Prozesses "Managen der Phasenübergänge" sind:
- SB1. Phase planen
- SB2. Projektplan aktualisieren
- SB3. Business-Case aktualisieren
- SB4. Risikoprotokoll aktualisieren
- SB5. Über Phasenabschluss berichten
- SB6. Ausnahmeplan erstellen
[Bearbeiten] Abschließen eines Projekts
Ein weiterer Grundsatz von PRINCE2 ist, dass Projekte kontrolliert und geordnet abgeschlossen werden müssen. Das beinhaltet eine Bewertung des Projektergebnisses (die Projektrevision). Alle gemachten Erfahrungen (Lessons Learned) werden dokumentiert, wenn nötig wird ein Übergabedokument erstellt und ein Implementierungs- Revisionsplan erstellt.
Die Elemente des Prozesses "Abschließen eines Projekts" sind:
- CP1. Projekt auflösen
- CP2. Folgeaktionen identifizieren
- CP3. Projekt bewerten
[Bearbeiten] Komponenten
PRINCE2 hat acht Haupt-Konzepte, die die Prozesse unterstützen :
[Bearbeiten] Business-Case
Der Zweck des Business-Case ist die (betriebswirtschaftliche) Rechtfertigung des Projekts – er ist die Motivation für den Geschäftsprozess und stellt sicher, dass der Projektfortschritt an den Geschäftszielen ausgerichtet ist. Für die Existenz des Projekts wird ein stichhaltiger Business-Case benötigt. Eigentümer des Business-Case ist der Auftraggeber des Projekts. Ein Hauptbestandteil des Business-Case ist das Projektmandat.
[Bearbeiten] Organisation
Definiert alle Rollen und Verantwortlichkeiten für die Personen, die das Projekt managen und durchführen. PRINCE2 geht davon aus, dass Projekte in einer Kunde – Lieferant Umgebung ablaufen.
Die wichtigsten Rollen sind:
- Lenkungsausschuss
- Auftraggeber
- Benutzervertreter
- Lieferantenvertreter
- Projektmanager
- Projektsicherung
Optionale Rollen sind:
- Teammanager
- Projektunterstützung
[Bearbeiten] Pläne
PRINCE2 Pläne müssen vor ihrer Umsetzung genehmigt werden. Es werden drei Ebenen von Plänen unterschieden:
- Projektpläne
- Phasenpläne
- Teampläne
Bei Projektabweichungen wird als vierte Art von Plan ein Ausnahmeplan verwendet, der den Phasenplan ersetzt.
[Bearbeiten] Steuerungsmittel
Steuerungsmittel stellen sicher, dass die richtigen Produkte zur richtigen Zeit hergestellt werden und dass das Projekt im Sinne des Business-Case durchführbar bleibt. PRINCE2 folgt dem Konzept "Management by Exception". Daher gibt es ausdrücklich keine Anforderung, standardmäßig Sitzungen mit dem Lenkungsausschuss einzuberufen, andererseits wird der Lenkungsausschuss aber unmittelbar informiert, wenn Ausnahmen auftreten. Die wichtigsten Arten von Steuerungsmitteln sind:
- Projektinitiierung
- Projektstatusberichte
- Ausnahmeberichte
- Ausnahmebewertung
- Phasenabschlussbewertung
- Projektabschluss
- Toleranz
[Bearbeiten] Risikomanagement
Jedes Projekt ist ein einmaliges individuelles Unterfangen und damit Gegenstand unvorhersehbarer Risiken. Risiko wird als “Unsicherheit des Ergebnisses” verstanden. Beim Risikomanagement geht es darum, die Risiken auf effektive und wirtschaftliche Art innerhalb akzeptabler Grenzen zu halten.
Die folgenden drei Grundsätze gelten für das Risikomanagement:
- Risiko Toleranz
- Risiko Verantwortung
- Risiko Eigentümer
[Bearbeiten] Qualität in einer Projektumgebung
Zunächst sollte festgestellt werden, dass sich Qualität nicht auf die alltägliche Bedeutung des Wortes bezieht, sondern auf jede quantifizierbare Eigenschaft des Produkts, die es für seinen Zweck geeignet macht. Zum Beispiel sind "das Produkt muss um 09:00h morgens fertig sein", "das Produkt muss blau sein" oder "das Firmenlogo muss mindestens 3 cm groß gedruckt sein" alles Qualitätserwartungen. Das Ziel eines Projekts ist es, Produkte herzustellen, die für ihren Zweck geeignet sind, und die die Erfordernisse und Erwartungen des Kunden erfüllen. Die Qualitätserwartungen sind in der Projektbeschreibung und im PID festgehalten. Qualitätsmanagement besteht aus vier wesentlichen Elementen:
- Qualitätsmanagement System
- Qualitätssicherungs Funktion
- Qualitätsplanung
- Qualitätssteuerung
[Bearbeiten] Konfigurationsmanagement
Konfigurationsmanagement befasst sich mit der Steuerung aller Produkte des Projekts. Eine Konfiguration ist eine Menge logisch verwandter Produkte, die gemeinsam gemanagt werden müssen. Bezogen auf Projektmanagement gehören dazu alle Produkte und Lieferergebnisse. Konfigurationsmanagement besteht aus fünf Haupt-Funktionen:
- Planung
- Identifikation
- Steuerung
- Status Fortschreibung
- Verifikation
[Bearbeiten] Änderungssteuerung
Die Steuerung von Änderungen wird von der Technik "Änderungssteuerungstechnik" behandelt (siehe weiter unten).
[Bearbeiten] Techniken
PRINCE2 benennt drei Techniken für die spezielle Verwendung in Projekten.
[Bearbeiten] Produktbasierte Planung
Im Gegensatz zu aktivitätsbasierter Planung setzt PRINCE2 produktbasierte Planung ein. Das heißt PRINCE2 plant und misst gegen objektive und messbare Produkte (z.B. „die Wand“) statt gegen eher subjektiv definierte und gemessene Aktivitäten (z.B. „50% des Baus der Wand“). Produktbasierte Planung bedeutet die Erstellung von:
- Produktstrukturplan
- Produktbeschreibungen des Endprodukts des Projekts und jedes Produkts
- Produktflussdiagrammen
[Bearbeiten] Änderungssteuerung
In PRINCE2 werden alle Änderungen als offene Punkte des Projekts behandelt. Es gibt drei Typen von Änderungen:
- Änderungsantrag
- Spezifikationsabweichung. Dies ist, wenn ein Produkt einer Anforderung nicht genügt
- Anfrage
Alle offenen Punkte liegen in der Verantwortung des Projektmanagers und werden in eine Liste der offenen Punkte aufgenommen. Änderungsanträge müssen vom Lenkungsausschuss genehmigt werden. Dieser wird in der Regel eine Analyse der Auswirkungen der Änderung fordern. Spezifikationsabweichungen können direkt vom Projektmanager behandelt werden, wenn sie innerhalb vorgegebener Toleranzgrenzen liegen. Der Lenkungsausschuss kann eine Spezifikationsabweichung als „Konzession“ ohne weitere Änderung genehmigen.
[Bearbeiten] Qualitätsprüfungen
PRINCE2 fordert, dass Produkte auf ihre Qualität geprüft werden. Dies findet in einer Qualitätsprüfungs-Sitzung statt, in der Fehler im Produkt identifiziert werden. In dieser Sitzung wird nicht versucht, die identifizierten Probleme zu beheben.
[Bearbeiten] Stärken
Die PRINCE2- Methode hat eine Reihe von Stärken:
- Sie liefert stark standardisierte Projekte, die ein einheitliches Vorgehen, einheitliches Vokabular und einheitliche Dokumente haben. Schließlich ist es eine leicht erlernbare Arbeitsweise und jeder, der mit einer Methode vertraut ist, kann sich in einem sorgfältig geführtem PRINCE2-Projekt schnell zurechtfinden.
- Sie verkörpert „Best Practise“ im Projektmanagement, d.h. sie beinhaltet verschiedene in der Praxis bewährte Methoden .
- Sie propagiert „Management by Exception“ als Richtlinie, was es den Projektmanagern erlaubt, ihre Arbeit ohne unnötige Einmischung auszuführen, während gleichzeitig übergeordnete Manager an den Punkten, wo das Projekt schlecht läuft (oder nach PRINCE2 „außerhalb der Toleranzgrenzen“) involviert werden.
- Sie sorgt für kontrollierten Start, Verlauf und Ende des Projekts.
- Für jeden Dokumententyp, der von PRINCE2 gefordert wird, stehen Vorlagen mit den geforderten Unterstrukturen zur Verfügung. So entsteht eine leicht verständliche, standardisierte und vollständige Dokumentation.
- Sie kann auf die Bedürfnisse einzelner Organisationen oder Projekte angepasst werden.
- Sie ist gebührenfrei, so kann eine Organisation von ihren Lieferanten fordern, PRINCE2 einzusetzen, ohne Lizenzfragen beachten zu müssen.
- Die PRINCE2 Materialien liegen als veröffentlichte Dokumente vor, so dass eine Organisation nicht ihre eigene Projektmanagementmethode entwickeln muss, um ihr Personal in ihrer Anwendung zu schulen.
[Bearbeiten] Schwächen
PRINCE2 hat die folgenden Schwächen:
- Einige Organisationen leiden unter „PINO“ (engl.: "Prince In Name Only", dt.: "Prince nur dem Namen nach"), indem sie sich unbedacht der Methodologie bedienen, sich dabei aber nicht an die Grundsätze halten. (Wie bei einigen der unten aufgeführten Punkten ist dies Problem natürlich nicht eine Schwäche der Methodologie selbst sondern vielmehr ihrer Anwender.)
- PRINCE2 ist stark dokumentenorientiert, um eine gute Steuerung zu ermöglichen. Allerdings werden die Dokumente in einigen Organisationen zum Selbstzweck, wobei die eigentlichen Projekte ins Wanken geraten.
- PRINCE2 stellt keine ausdrückliche Behandlung von Anforderungsanalysen zur Verfügung. Es ist eine Implementierungsmethodologie, was dazu führen kann, dass Projekte unter falschen Voraussetzungen aufgenommen werden und in der Folge scheitern.
- Ohne sorgfältige Anpassung an die Erfordernisse des Projekts kann PRINCE2 ein viel zu schwergewichtiges Vorgehen für kleine Projekte sein, weil es zu viel Arbeit erzeugt.
- Die Bücher, die für die Schulungen unentbehrlich sind, sind ziemlich teuer.
[Bearbeiten] Zertifizierungen
Für PRINCE2 gibt es zwei Zertifizierungen.
[Bearbeiten] Foundation Examination
Die Foundation Examination (deutsch: Grundlagen-Prüfung) ist ein Wissenstest über das PRINCE2 Handbuch und seine Projektmanagement-Methodologie. Die Prüfung dauert eine Stunde und besteht aus einem Multiple-Choice-Test mit 75 Fragen. Zum Bestehen muss man mindestens 38 Fragen richtig beantworten.
[Bearbeiten] Practitioner Examination
Kandidaten für die PRINCE2 Practitioner Examination (deutsch: Praktiker-Prüfung) müssen zuvor die Foundation Examination bestanden haben. Die dreistündige Prüfung ist fallbasiert mit einem Hintergrund-Szenario und drei Fragen. Jeder, der diese Prüfung bestanden hat, sollte in der Lage sein, PRINCE2 im Ablauf und Management eines Projekts anzuwenden.
[Bearbeiten] Akkreditierte Anbieter von Schulungen
Nur ordentlich beim “Office of Government Commerce” akkreditierte Organisationen dürfen Schulungen zur Vorbereitung auf die PRINCE2 Zertifizierung anbieten.
[Bearbeiten] Siehe auch
[Bearbeiten] Literatur
- The Stationery Office. Managing Successful Projects with PRINCE2. ISBN 0113308914 (Official PRINCE2 publication)
- The Stationery Office. Tailoring PRINCE2. ISBN 0113308973 (How to adapt PRINCE2 to your particular situation)
- Addison-Wesley. PRINCE2 - Projektmanagement mit Methode. ISBN 3827325420 (von Nadin Ebel; erscheint im März 2007)
[Bearbeiten] Weblinks
- Offizielle PRINCE2-Seite (Englisch)
- PRINCE2 Documente (Englisch)
- The OGC officially recognised User Group (Englisch)
- The APM Group PRINCE2 site - contains list of Accredited Training Organisations (Englisch)
- The PRINCE2 User Group Forum (Englisch)
- PRINCE2 Wiki (Englisch)
- Prince2 TiddlyWiki complete (Englisch)
- PRINCE2 Phasenplan und A-Z (Englisch)
- Deutsche Übersetzung der englischen PRINCE2- Begriffe
- Usergroup und Interessenvertretung PRINCE2-Deutschland e.V. (Deutsch)
- Forum des PRINCE2-Deutschland e.V. (Deutsch)
- Übersicht über Prozesse, Komponenten und Techniken bei prince2.ch
