Kantoor
Van Wikipedia
Een kantoor of bureel is een werkplaats waar administratief werk wordt gedaan.
Een kantoor kan een geheel bedrijf bevatten (bijv. een verzekeringskantoor) of een onderdeel zijn van een organisatie/bedrijf. Zo zijn er kantoren binnen fabriekscomplexen en winkels. Ook het bedrijf dat in een kantoor is gevestigd wordt kantoor genoemd. Hetzelfde overkomt de mensen die op het kantoor werken: "Hij is van het kantoor".
Inhoud |
[bewerk] Bureau/Hoofdkantoor
Bureau's zijn kantoren die zich direct bezig houden met dienstverlening aan derden (klanten, cliënten, burgers). Zo zijn er reis-, uitzend- en zorgbureau's. Dergelijke kantoren hebben vaak meerdere locaties die (gedeeltelijk) worden gefaciliteerd door een centraal hoofdkantoor. Maar ook veel andere organisaties hebben hoofdkantoren.
[bewerk] Kantoor in woonhuis
Als iemand zijn kantoorbezigheden thuis doet, zegt men dat hij of zij kantoor aan huis houdt. Met "kantoor" kan ook de ruimte in een woonhuis aangegeven worden waar een bureau staat en waar dus de privé administratie gedaan kan worden en/of soms gestudeerd wordt.
[bewerk] Stereotypen over kantoorcultuur
Het dagelijks leven op een kantoor wordt zeer uitgebreid beschreven in J.J. Voskuil's Het Bureau. Deze romancyclus bevestigd vaak stereotypen zoals het beeld dat er op kantoren bureaucratisch gewerkt wordt. Vooral het beeld dat de sfeer op kantoren "stoffig" is en er een “negen tot vijf mentaliteit” heerst, werd zeer succesvol uitvergroot neergezet door het tv-programma Jiskefet in de serie Debiteuren Crediteuren.
[bewerk] Het kantoor in het verleden
In de wereld van Babylonië, omstreeks 4000 jaar geleden, kon men het al niet meer stellen zonder de beroepsschrijver. Op een marktplein gezeten hanteerde hij zijn schrijfstift van hout of riet met de snelheid van een breinaald. Het zette de gesproken woorden, die hij gedicteerd kreeg van een koopman, om in tekens die werden ingedrukt op een kleitablet. Via de schrijver zond de koning instructies naar zijn ver ver-spreide bestuurders, hielden zijn belastinggaarders belastingrekeningen bij, bestelden de kooplieden onder zijn onderdanen goederen en zonden zij re-keningen aan klanten en kochten en verkochten de meer welvarende boeren stukken land.
Het is duidelijk dat iedereen die kon schrijven in hoge achting stond. Maar het beroep werd zoals vele andere verdeeld in vele niveaus en specialitei-ten. Het laagst stond de schrijver van het marktplein: tegen vergoeding produceerde hij handelscorrespondentie en persoonlijke brieven. Tot het hoogste niveau behoorde een schrijver, die de ingewikkeldheden verstond van de wiskunde waarschijnlijk tot de belangrijkste mannen van zijn ge-meenschap: enkelen brachten het zelfs tot adviseur van de koning.
De oudste vormen van kantoorarbeid treffen we dus aan bij de overheid. In het begin van het ontstaan van het schrift gebeurde dat o.a. met een schrijfstift op klei. Tot aan het begin van de vorige eeuw gebeurde dit met de pen. In de negentiende eeuw kon men grote kantoorzalen aantreffen waar ambtenaren en klerken grotendeels staande aan lessenaars hun werk deden.
Het werk op kantoor onderging een duidelijke uitbreiding met de opkomst van overheidsdiensten zoals post, telegrafie, telefonie, het openbaar ver-voer. Van invloed was ook de komst van handelshuizen, rederijen, banken en verzekeringskantoren. In de (handbediende) telefooncentrales deden vrouwen voor het eerst op grote schaal hun intrede op kantoor. Lange tijd werden klerken gerekruteerd uit de kring van familieleden en relaties.
Aan een nadrukkelijke afscheiding van hoger en lager personeel bestond in zo'n situatie minder behoefte dan aan een representatieve aankleding van het kantoor als geheel. In het bedrijfsleven is de klerk een betrekkelijke laatkomer. In vele bedrijven voerde de eigenaar of diens vrouw zelf de nog eenvoudi-ge administratie.
Rond het begin van de vorige eeuw deed op kantoor, met de komst van de schrijfmachine, naast de boekhouder ook de typiste haar intrede. Weten-schappelijk bedrijfsbeheer doet in de fabrieken naast de tekenkamer het be-drijfsbureau ontstaan.
Gezien het verre verleden als schrijver die achting genoot bij overheid en handel, bevond de klerk, die zich al gauw boekhouder, ambtenaar, kassier en dergelijk liet noemen, zich in een bevoorrechte positie. De man met het witte boord, blootgesteld gewoonlijk aan een paternalistische stijl van lei-ding geven, de luister van de bezittende klasse (waaruit hij deels zelf voortkwam) straalde toch op hem af en hij werd - in tegenstelling tot Jan-met-de-pet- die voor het loket moest blijven staan, als 'mijnheer' aange-sproken. Ook al droeg zijn werk een uitvoerend karakter, hij leefde in de hoop op bevordering naar de met leer beklede stoel van zijn chef achter het cilinderbureau.
Aan het begin van de vorige eeuw bestond nog geen 10% van de beroeps-bevolking uit 'witte-boord-werkers'. Momenteel brengt meer dan 1,2 mil-joen, dus minstens 25% van onze werkende bevolking (4,7 miljoen) zijn leven door binnen de muren van een kantoorruimte, al of niet in een kan-toorgebouw. Sommige studies spreken inmiddels zelfs over een belangrijk groter percentage (Afhankelijk van de definitie tot 2 miljoen of ook wel 50% van de beroepsbevolking) . Een samenstel van factoren is verant-woordelijk voor de stormachtige groei.
Door de ingewikkeldheid van het economische leven en het groter worden van de bedrijven vragen directies naar steeds betere en sneller ter beschik-king komende gegevens voor hun beleid, opdat zij zo goed en zo vlug mo-gelijk beslissingen kunnen nemen. Het gevolg daarvan is o.m. dat het aan-tal medewerkers sneller toeneemt dan het aantal arbeiders. Ook de toene-mende overheidsbemoeiingen brengen met zich, dat er meer moet worden geadministreerd dan vroeger, bijv. door het inhouden van sociale lasten en loonbelasting en i.v.m. de voorschriften en reglementen van sociale voor-zieningen/wetten (Arbo), brancheverenigingen en verzekeringen.
De evolutie die zich heeft voltrokken in de financiering van de bedrijven, alsmede in het betalingsverkeer (met een groeiend bank- en giroapparaat) is eveneens een factor die een bijdrage heeft geleverd aan de groei van de administratieve arbeid. Ook de opvatting dat de administratie een stuk ge-reedschap is voor de bedrijfsleiding, bijv. als efficiencybewaking, heeft tot groei van de administratieve arbeid bijgedragen. De laatste jaren is de indu-strie sterk gemechaniseerd; zij werd relatief meer kapitaalintensief. Dit bracht nieuwe werkzaamheden mee voor de productievoorbereiding en de productieregeling. Door de rationalisatie van de industrie van de pro-ductie nam de vrije tijd toe en gepaard daaraan de behoefte aan een breed assortiment van culturele en recreatieve activiteit:
Gemiddeld is in de afgelopen 20 jaar het aantal uren dat men per week (voltijd) werkt met 25% afgenomen. Van rond de 40 uur in de week in 1980 tot 36 uur nu. Daarnaast is er nog de ATV geweest en de groei van het aantal vakantiedagen. ( Door de vergrijzing en door de economische concurrentiepositie zowel binnen Europa als mondiaal is er nu weer een discussie gaande om meer uren te gaan werken per week.) Ook is tussen 1990 en 2001 het aantal voltijd betrekking van 62 naar 56% gedaald. (Bron: CBS). Dat proces zet zich nog steeds door. Dat wil zeggen dat inmiddels bijna 50% van de beroepsbevolking niet meer een volledige werkweek maakt. Naast de vermindering van het aantal uren dat men werkt, wat bij het ontbreken van wezenlijke productiviteitsvergroting op kantoor betekend dat er meer medewerkers nodig zijn voor het verrichten van de taken, zijn ook het aantal mensen dat nodig is door het toenemen van deeltijdwerk gestegen. Zo’n 5 jaar na de eeuwwisseling komt het besef dat de arbeidstijdverkor-ting groter is geweest dan de verbetering van de productiviteit en dat het dus moeilijk wordt om dit nog langer te financieren. Dit zal zeker leiden tot een discussie over en invoeren van langer resp meer werken.
Omdat de productiviteitsverbetering op kantoor tot nu toe achter bleef bij die van de productie steeg het aantal employés sterker dan het aantal arbei-ders, ondanks mechanisatie van de administratieve arbeid. Daarnaast speelt een rol, dat aan de efficiencybewaking in de productie, reeds tientallen ja-ren meer aandacht werd besteed, dan aan de efficiencybewaking in de ad-ministratie. Steeds dacht men dat de administratieve arbeid zich principieel niet zou lenen voor efficiencybewaking. Dat dit irrationeel was en aanlei-ding geeft tot onbevredigende situaties is duidelijk. Het is inconsequent en onvolledig om in de productie een hoge graad van efficiency na te streven en zulks in de administratie na te laten.
Niet alleen het aantal kantoorwerkers nam toe, ook hun concentratie in steeds grotere eenheden. In de tachtiger jaren van de vorige eeuw was 42% (dus zonder agrarische, industriële, dienstverlenende sector) van de totale Nederlandse kantoorbevolking gehuisvest in 1300 kantoor vestigingen van 101 en meer. 83% van de kantoren was gevestigd in gemeenten groter dan 50.000 inwoners. Ook binnen hetzelfde kantoor was er een tendens tot schaalvergroting. Men ging er meer en meer toe over het kantoorpersoneel in grote “overzichtelijke” ruimten onder te brengen. Nog een andere ten-dens was waar te nemen, een toename van het percentage vrouwelijk per-soneel.
Waar het vrouwelijk aandeel voor de tweede wereldoorlog slechts een klein percentage bedroeg is dit geleidelijk opgerukt tot ±52% van de kantoorbevolking die belast is met uitvoerende arbeid. De plaats van de vrouw beperkte zich tot het recente verleden voornamelijk tot de uitvoering. In het management zijn vrouwen nog slechts spaarzaam doorgedrongen (15% van het management) en dan nog hoofdzakelijk het lager management. Het gevolg is dat de oplossing van de problemen rond arbeidsomstandigheden en ruimtebehoefte van kantoren nog dikwijls gebeurt vanuit een mannelijk optiek, ook daar waar de meerderheid van de bewoners uit vrouwen bestaat. Gelukkig is hier een kentering merkbaar, al is dit sterk bedrijfstak en bedrijf afhankelijk.
De taak van de klerk in de negentiende eeuw was die van de schrijvende rechterhand van de eigenaar en/of directeur. Hij overzag en registreerde alles wat er zoal omging. Met de hiervoor geschetste schaalvergroting ver-anderde dit. De boekhouding werd administratie en daarbij ingewikkelder en er ontstond een taakverdeling. Onderdelen van het bedrijf of instelling kregen hun eigen medewerkers; alleen het top- en hoger management had (hopelijk) nog overzicht over het geheel.
De opkomst van de telefoon maakte de loopjongen of jongste bediende voor een groot deel overbodig. De schrijfmachine bracht de vrouw op het kantoor, maar haar carrière reikte niet verder dan belangrijker werk op de-zelfde schrijfmachine. Toen de dictafoon de stenografie begon te verdrin-gen, viel de noodzaak weg dat de secretaresse vlak bij de manager was ge-huisvest. Steeds meer kantoren gingen over op een centrale typekamer, waaronder het wakend oog van een cheffin een verdubbelde productie kon worden gehaald. De technologische ontwikkelingen hebben deze trend ove-rigens weer goeddeels teruggedraaid zodat er anno 2000 nauwelijks meer centrale typekamers en centrale secretariaten zijn te vinden.
Tussen de beide wereldoorlogen deed de invloed van het rationaliserings- en efficiency streven zich ook in de kantoorwereld steeds sterker gelden. De te verrichten administratieve handelingen werden verder gesplitst en over verschillende personen verdeeld. De dagtaak van uitvoerend personeel werd zo teruggebracht tot enkele, zich steeds herhalende, routinehandelingen: voor de een het optellen van getallen, voor een ander het controleren van handtekeningen of het afstempelen van een formulier, enz. Met stopwatches was de benodigde tijd voor elke handeling vastgesteld, op dezelfde wijze als in de industrie, en hier en daar werd zelfs een band ingevoerd voor het transport van de te bewerken formulie-ren.
Het kantoorwerk kreeg nog een sterker fabrieksmatig karakter toen na de schrijfmachine andere machines hun intree deden. Bij de boekhouding kwamen eerst eenvoudige telmachines, later ingewikkelder boekhoudma-chines. Een verdere mechanisering bracht de hollerithmachine, die de ponstypiste in het kantoor introduceerde. Het vrijwel volledige einde van het ambachtelijk stadium van het kantoor werd echter pas de laatste decen-nia ingeluid met het oprukken van de computer-administratie. Het routine element concentreert zich in het werk van de ponstypistes.
[bewerk] Hoe was het algemene beeld tussen 1960 en 1990.
Toenemende differentiatie en splitsing van taken, aan de ene kant leidend tot versterking van het routinekarakter van kantoorwerk, aan de andere kant tot de opkomst van nieuwe management en specialistische functies, die een langduriger opleiding vragen. Het is duidelijk dat deze ontwikkeling niet zonder consequenties was voor de indeling en uitrusting van het kantoor. De invloed van de indeling en uitrusting liet zich gelden op kantoorruimtevorm en de (kantoor)gebouwvorm. In de zeventiger jaren leidde dit tot het zoeken naar nieuwe ruimte- en gebouwvormen..
| schaalvergroting. | coördinatie. | onvoorspelbaarheid | communicatie | democratisering. |
| Men dacht allerwegen in termen van groei en schaalvergroting | Men begon behoefte te voelen om ondanks de complexiteit en het uiteen groeien in afzonder-lijke diensten, toch meer vat te krijgen op de samenhang van het geheel | De onvoorspelbaarheid van organisatievormen en kantoortechnologieën vroeg om flexibele ruimtelijke indelingsmogelijkheden. | Organisatorisch ontstond er een steeds duidelij-ker behoefte aan directe face-to-face communi-catie tussen groepen en afdelingen naast die van de hiërarchische chef | De democratisering leidde tot het afbrokkelen van het denken in termen van status en had ook consequenties voor de ruimtevorm en zijn inde-ling |
De aard van de factoren die ertoe leidden waren: • schaalvergroting. Men dacht allerwegen in termen van groei en schaalvergroting. • coördinatie. Men begon behoefte te voelen om ondanks de complexiteit en het uiteen groeien in afzonder-lijke diensten, toch meer vat te krijgen op de samenhang van het geheel • onvoorspelbaarheid. De onvoorspelbaarheid van organisatievormen en kantoortechnologieën vroeg om flexibele ruimtelijke indelingsmogelijkheden. • communicatie. Organisatorisch ontstond er een steeds duidelij-ker behoefte aan directe face-to-face communi-catie tussen groepen en afdelingen naast die van de hiërarchische chef. • democratisering. De democratisering leidde tot het afbrokkelen van het denken in termen van status en had ook consequenties voor de ruimtevorm en zijn inde-ling. Voorgaande had tot gevolg het ontstaan van nieuwe, onconventionele ruimtevormen. Het conventionele kamerkantoor werd vervangen door kantoortuin of Großraumburo. De traditionele scheidingswanden vervielen, arbeidsplaatsen werden gegroepeerd op grond van functionele criteria, planten en schermen werden gebruikt voor de noodzakelijke visuele en communicatieve afscherming.
Na deze periode viel er een steeds sterkere correctie waar te nemen op de conceptie van de grote ruimten en de vergaande openheid die aan kantoor-tuin en Großraumburo ten grondslag lag. De kantoorautomatisering die andere organisatorische samenwerkingsverbanden meebrengt, vraagt om een andere ruimtevorm en een kantoorgebouw. Met name ook de sterke verschuiving van routine matig werk naar werk met een specialistische oplei-ding maakt dat men zich na deze correctie opnieuw gaat oriënteren op an-dere kantooroplossingen. Het begin van de 90’er jaren heeft al een grote hoeveelheid nieuwe “kantoorconcepten” laten zien, die ieder experimenteren met ruimtevormen ge-combineerd met andere manieren van het organiseren van het werk. In de nieuwe eeuw zet deze trend zich voort.
