Aufzeichnungspflicht

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Die Aufzeichnungspflicht ist die Pflicht, Geschäftsfälle, aber auch die Zahlung von Arbeitsentgelten etc. anhand von Belegen nach Zeitperioden (z. B. Kalenderjahr) zusammenzustellen und diese Aufzeichnungen über einen festgesetzten Zeitraum aufzubewahren. Sie dienen im Nachhinein als Beweisbeleg für Geschäftsvorgänge und die daraus resultierenden Steuern und sonstigen Abgaben.

Die Aufzeichnungspflicht ergibt sich nicht nur aus den Steuergesetzen (z. B. in Deutschland durch § 141 der Abgabenordnung), sondern auch aus außersteuerlichen Vorschriften, die im Handelsgesetzbuch (HGB) verankert sind (in Deutschland § 238 HGB).

Im Allgemeinen ist der Aufzeichnungspflicht durch eine ordnungsgemäße Buchführung Genüge getan, in bestimmten Fällen reichen aber auch einfache Geldflußrechnungen wie die Einnahmenüberschussrechnung aus. Diese zählen nicht zur Buchführung im Sinne des HGB oder der Abgabenordnung, sondern zu den Aufzeichnungen im weiteren Sinn. Umgekehrt kann die Aufzeichnungspflicht auch weit über die Anforderungen der nationalen Gesetzgebung hinausgehen. So sind z.B. an den US-Börsen notierte Konzerne im Rahmen von SOX zu weitrechender Dokumentation ihrer Geschäftsvorgänge verpflichtet.