Fonctionnement et organisation de l'entreprise

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Le fonctionnement et l'organisation de l'entreprise est un sous-domaine important du fonctionnement et de l'organisation propre à toute institution.

Les entreprises sont extrêmement diverses par leur taille, leur secteur d'activité, leur localisation et environnement, leur stratégie. Par ailleurs, dans une économie très évolutive leur modèle d'affaire (business model) ne peut pas être statique.

Il en résulte une extrême diversité de solutions de fonctionnement et d'organisation. Toutefois cet article reprend les éléments les plus courants.

[modifier] Les grandes fonctions de l'entreprise

Direction générale et gouvernance
Production (de biens et services)
Commerce
Distribution et promotion
Approvisionnement
Recherche (technique et marketing), innovation, développement
Veille et gestion des savoirs
Ressources humaines
Gestion financière
Contrôle et comptabilité
Administratif, juridique, fiscal
Logistique, gestion des actifs matériels
Sécurité
…

Ces fonctions doivent être exercées pour toute entreprise. Elles le sont par des groupes de personnes dans le cas des grandes entreprises, sous-traitées à des entreprises extérieures ou, à l’extrême, exercées par une personne travaillant seule. Il n’y a pas de relations directes et automatiques entre les fonctions et les structures d’une entreprises, de sorte que l’organisation réelle d’une entreprise ne se calque pas forcément sur le découpage décrit ici et les exemples données ci-après de certaines de ces fonctions. Les divers services peuvent ne pas être aussi nettement séparés et clairement apparents, comme si chacun assurait la totalité d'une fonction et une seule. Il arrive qu'il n'y ait pas de service correspondant à telle ou telle fonction n'existe pas, la fonctions correspondante étant assurée d’une autre façon. Par ailleurs l’organisation peut être plus souple (interpénétration des tâches) et constamment évolutive.

À noter enfin que le partage des fonctions à l’intérieur des entreprises perd de son sens dans le système de plus en plus courant de l’entreprise étendue, dans lequel chaque entreprise particulière se centre sur telle(s) ou telle(s) fonction(s) spécifique(s) dans de multiples réseaux de coopération économique.

[modifier] Management / Direction

Entouré d’une grande équipe de conseillers, d’assistants, aidé par un conseil d’administration ou une simple secrétaire, le directeur administre l’entreprise pour le compte de son propriétaire (actionnaires, société mère…). Il assure les relations avec les tiers tels que l’administration fiscale, les organisations syndicales, l’administration, les collectivités locales, les autorités de marché…

Le management établit la stratégie de l’entreprise, dont le contrôle de gestion assure la traduction en objectifs opérationnels et le suivi (voir mesure de la performance).

Le management doit rendre des comptes aux actionnaires de l’entreprise, sur sa stratégie et sa capacité à atteindre les objectifs fixés. Dans le contexte de la loi sur la sécurité financière, LSF (France) et la loi Sarbanes-Oxley, SOX (États-Unis d’Amérique), la gouvernance d’entreprise est un concept qui vient s’ajouter aux obligations existantes du management vis-à-vis des parties prenantes.

Il représente également la société au plan juridique.

Voir les articles Directeur, Contrôle de gestion, Contrôle du pilotage et Audit interne.

[modifier] Production

La production concerne tant les entreprises industrielles que celles de services. Elle met en œuvre des moyens de production et de distribution pour fabriquer, installer et distribuer le produit ou fournir les services selon les plans et spécifications définis par le Département études avec les équipements, matières, composants, fournitures et sous-traitance fournis par le Service des approvisionnements.

Dans les entreprises industrielles (qui ne représentent plus guère qu’une petite partie de l’activité économique dans les pays développés)

Le Département de la production regroupe plusieurs services en contact avec le Département études, le Département qualité :
Le Service ordonnancement s’occupe de la planification du chantier ou de l’atelier et de la gestion de production ; il prévoit les besoins en ressources (machines et opérateurs) pour assurer la capacité de production nécessaire à la réalisation de la charge de travail.
Le magasin d’outillage approvisionne, entretient (affûtage…), gère et fournit les outils et produits courants (fluides…) nécessaires à la production.
Le Service méthodes établit les gammes de fabrication (listes d’opérations d’usinage, montage, manutention…) en fonction des produits à fabriquer ou à installer et détermine les outillages, appareils et machines nécessaires. Il étudie chaque poste de travail en appliquant les règles de l’ergonomie pour obtenir une productivité optimale avec les conditions de travail et de sécurité les meilleures.
Le Service expédition emballe et assure l’expédition, le dédouanement et le transport des produits vendus.

Voir l’article Production.

[modifier] Commerce

Les activités de commerce de l'entreprise sont assurée par le Département commercial, ou direction commerciale.

Le département commercial est en charge de vendre les biens et les services que produit l'entreprise, de réaliser les travaux de mercatique (marketing) et d'assurer la relation avec les clients. Il prospecte les acteurs de son marché pour les convaincre d'acheter les produits de l'entreprise. Il travaille avec les clients de l'entreprise pour d'une part les rendre plus confiants et d'autre part les convaincre de passer de nouvelles commandes. Il établit les propositions commerciales et négocie les contrats de vente. Il étudie le marché, surveille la concurrence, définit les offres commerciales et assure la communication de l'entreprise avec l'extérieur.

Il traite les problèmes de facturation en collaboration avec le Département comptabilité. Il peut être chargé de la formation des clients au produit et de la constitution des dossiers techniques contractuels (documentation, notices…).

Le département commercial est le lien principal entre le client et l'entreprise, et donc la direction de l’entreprise, le Département des études, le Département de gestion, le Département production et .

Voir les articles Vente et Marketing.

[modifier] SAV

Le Service après-vente, dit SAV, assure la maintenance des produits ou installations vendus, l’assistance au client dans ou hors du cadre de la garantie. Il est organisé pour approvisionner, faire réaliser, maintenir en stock et distribuer les pièces de rechange. Il fait remonter au Département études et au Département qualité les plaintes des clients, les pannes récurrentes.

[modifier] Veille, études, recherche et développement

Son but est de :

[modifier] Au stade de l'innovation

Étudier, en relation avec le service commercial, le marché (étude de marché) en observant les concurrents, la mode, les évolutions économiques, les dépôts de brevets, les enquêtes et études effectuées par les organismes professionnels et gouvernementaux.
Concevoir le produit ou le service en fonction des besoins du marché ou d’un client particulier (études à la fois techniques et marketing)
Faire de la veille technologique avec pour but de proposer à la Direction un avant-projet pouvant être pris en compte par l’entreprise, soit dans le cadre de son activité actuelle, soit pour élargir son domaine d’action.
Faire de la recherche appliquée dans un but d'innovation technologique, établir et tester des prototypes (recherche et développement)

[modifier] Au stade de la mise en œuvre

Rechercher les matières, produits bruts, composants nécessaires à la fabrication
Établir la liste des pièces, le matériel, les outillages et installations spécifiques nécessaires à la fabrication. Pour les services il s'agit de la liste des opérations, fichiers, documents, etc.
À partir de ces éléments, estimer le prix de revient du produit ou service à développer
Rédiger les notices d’utilisation, les spécifications particulières à la réalisation ou à l’utilisation du produit.
Établir les plans, les spécifications
Le Département études, parfois appelé Service technique regroupe le Bureau de calcul, le Bureau d’étude, le Bureau des projets et parfois un Service méthodes générales chargé des études particulières à l'outil de production.

[modifier] Gestion de la qualité

Elle a pour rôle de :

constituer le dossier qualité du produit fabriqué ou du service proposé en y incluant tous les documents relatifs aux composants et matières, processus de fabrication, certificats d’habilitation des sous-traitants et de qualification des fournisseurs, procès-verbaux…
gérer la bibliothèque de spécifications et de normes de l’établissement.
pratiquer des audits internes pour vérifier l’application des règles et procédures de l’entreprise ; organise les audits externes dans le cas de certification de type ISO ; traite les rapports de non conformité constatés sur le service, en cours de fabrication ou chez le client…

Le Département qualité emploie des contrôleurs et inspecteurs de la qualité qui vérifient la conformité du produit ou service aux spécifications par des mesures, des prélèvements d’échantillons ou des enquêtes. Les qualiticiens, experts en statistiques, étudient les variations des processus de fabrication en analysant les mesures et contrôles effectués aléatoirement ; Le Bureau de normalisation rédige des spécifications internes, il est en liaison étroite avec le Département études pour rédiger les spécifications définissant le produit ou le service. Il calcule le coût de la non-qualité et fait des propositions pour la réduire.

La fonction métrologique a pour rôle la gestion des moyens de mesure, de contrôle et d'essai. Ces moyens sont identifiés, enregistrés, vérifiés. Leur dossier contient les informations relatives aux méthodes d'utilisation et aux incertitudes de mesure.

[modifier] Approvisionnement et achats

Elle est concernée par :

la recherche de nouveaux fournisseurs ou sous-traitants
la négociation des contrats (prix, quantités, délais, norme de qualité…)
la gestion des achats et des stocks.

Le Service achats emploie des acheteurs qui sont en contact avec les services commerciaux des fournisseurs. Ils négocient les prix, établissent des commandes d’achat ou ordres de sous-traitance, suivent la réalisation des produits commandés et l’échelonnement des livraisons, contrôlent les factures d’achats. Ils s’assurent que les fournisseurs disposent de tous les renseignements et documents nécessaires à la définition des pièces ou matières commandées et sont en liaison avec les contrôleurs du Département qualité.

Le Service des approvisionnements est le complément du Service achats. L'approvisionneur s’assure que tout ce qui est nécessaire au Département production sera disponible au moment de la fabrication. Il réapprovisionne les stocks en émettant des demandes d’achat et supervise la gestion des magasins en s’assurant du bon stockage des produits.

Voir les articles Achat et Logistique.

[modifier] Comptabilité et gestion

Elle gère les comptes et les ressources financières de l’entreprise tout en assurant l’interface avec les banques, l’Administration fiscale, les clients et fournisseurs…

Le Service de comptabilité générale établit le bilan, le compte de résultat et l'annexe ainsi que toutes les déclarations obligatoires (TVA, INSEE…) et archive tous les documents comptables. Il calcule et analyse les frais généraux, comptabilise les charges et les produits, étudie les possibilités d’investissements, calcule les amortissements et prévoit les besoins de trésorerie.
Le Service de comptabilité analytique, analyse les dépenses directement affectées aux produits fabriqués et calcule leurs prix de revient a posteriori.
Le Service de comptabilité fournisseur vérifie et règle les factures relatives aux achats
Le Service de comptabilité client établit et envoie les factures aux clients puis en vérifie les paiements.
Le Contrôle de gestion, sur la base d’analyses ad hoc, des résultats de la comptabilité, et d’échanges avec les autres acteurs de l’entreprise, assure la cohérence des résultats financiers, des objectifs de performance, et de la stratégie de l’entreprise.

[modifier] Gestion du personnel

Son rôle essentiel est de gérer l’ensemble des salariés depuis l’embauche jusqu’au départ de l’entreprise.

Le Département des ressources humaines est chargé aussi du recrutement, de la gestion des stagiaires, de la distribution des médailles du travail et des relations avec le comité d’entreprise. Il inclut généralement :

le Service des Appointements et Salaires dont le rôle est de communiquer au Service de Comptabilité Générale la liste des virements à effectuer au titre des salaires.
le Service Formation
le Service HSE qui s’occupe des problèmes liés à l’hygiène, la sécurité et à l’environnement.
le Service social gère les difficultés rencontrées par les membres du personnel, le logement et le transport collectif des salariés…
le Service Communication qui assure la diffusion des informations vers le personnel (communication interne) ou vers l’extérieur (médias, publicistes). Les grandes entreprises ont généralement un Service juridique qui regroupe avocats et juristes et traite les contentieux.

Voir l’article Gestion des ressources humaines.

[modifier] Fonctions annexes

Bien qu’indirectement liées à la production, elles sont indispensables à la bonne marche de l’entreprise.

Les services généraux surveillent ou assurent l’entretien des bâtiments, des véhicules et des réseaux (électricité, téléphone, transmission de données, gaz, voies de circulation…) de l’établissement.
Le Service informatique peut être très important s’il a en charge le développement des applications informatiques spécifiques à l’entreprise. Il gère le parc des ordinateurs et la sauvegarde des données.
Le Service Maintenance peut être rattaché à la production, surtout s’il n’a en charge que l’installation et l’entretien de l’outil de travail.
Le Service Gardiennage et celui de…
Hygiène, sécurité et conditions de travail :
- Sécurité Incendie assurent une surveillance permanente des installations.
- Les secouristes sauveteurs du travail (SST), ce sont des travailleurs formés aux premiers secours et qui assurent les premiers soins en cas d’accident ou de malaise.
- Le Service médical traite les urgences, identifie les postes de travail à risques en collaboration avec le Service EHS (Environnement, Hygiène et Sécurité), assure la prévention, participe à la formation des SST et traque les maladies professionnelles.

[modifier] Structure et organisation

[modifier] Organigramme

La façon dont les diverses unités de l'entreprise répondant aux différentes fonctions sont liées entre elles, de manière ou non hiérarchique se résume dans l'organigramme de l'entreprise, complété généralement par des définitions de fonctions et d'objectifs pour chaque unité et chaque personne dans l'entreprise personne dans l'unité. Les organigrammes diffèrent d'une entreprise à l'autre, tout en se rapprochant de, ou en combinant, certains modèles traditionnels :

organigramme plat ou "en râteau". Utilisé par exemple dans la grande distribution (siège + ensemble des succursales chacune étant une dent du râteau + services de support, celui des achats notamment)
organigramme pyramidal, avec de nombreux étages hiérarchiques (directions, départements, services, sections, équipes etc.)
organigramme matriciel / par projets / par segments de clientèle / par gammes de produits,

[modifier] Les structures évolutives

Organigramme en groupe d'entreprises, combinant une holding tête de groupe et des filiales et sous-filiales, chaque entité étant une société ayant la personnalité juridique et son compte d'exploitation.
entreprise étendue / maillage d'entreprises en réseau
Fusions-acquisitions,
Diversification vs centrage / intégration

[modifier] Organisation du travail

Article organisation du travail. L'organisation est fortement impactée de nos jours par le rôle croissant de l'information et le contenu croissant de savoir intégré dans les métiers, ce qui s'accompagne généralement d'une plus grande latitude d'action (empowerment) laissée aux salariés disposant de connaissances pointues ou complexes. Le contrôle se fait a posteriori au niveau des résultats obtenus par l'unité ou la personne, selon le principe de la direction par objectifs, lui même étaye par un système d'information de gestion.