Hóa đơn
Bách khoa toàn thư mở Wikipedia
Hóa đơn là một chứng từ thương mại được phát hành bởi người bán cho người mua để nhận được một số tiền nào đó mà người mua hàng hóa hay dịch vụ có nghĩa vụ phải thanh toán cho người bán hàng theo những điều kiện cụ thể.
Mục lục |
[sửa] Các chi tiết
Các hóa đơn thông thường có các mục sau: số và ngày lập hóa đơn, tên và địa chỉ người bán hàng, tên và địa chỉ của người mua và người thanh toán (nếu không là một), các điều kiện giao hàng (theo địa điểm) và các điều kiện thanh toán, danh mục các mặt hàng với số lượng, đơn giá và trị giá của từng mặt hàng theo từng đơn đặt hàng (nếu có) cũng như tổng số tiền phải thanh toán. Phần tổng số tiền có thể phải kèm theo phần ghi trị giá bằng chữ.
Nếu người mua hàng trả lại một phần hay toàn bộ hàng hóa đã mua thì người bán hàng thông thường sẽ lập một bản ghi nhớ tín dụng với số tiền bằng trị giá của của phần hàng hóa trả lại và sau đó hoàn lại tiền cho người mua hàng.
Các hóa đơn cho các dịch vụ theo thời gian (ví dụ các hóa đơn thanh toán cho các luật sư hay các nhà tư vấn theo giờ làm việc) thông thường đưa ra các số liệu từ các bảng kê chi tiết của thời gian và đơn giá dịch vụ.
[sửa] Thương mại quốc tế
Cũng như các hóa đơn thông thường khác, một hóa đơn thương mại quốc tế bao giờ cũng có các mục như quy định trên đây.
Tuy nhiên, trong thương mại quốc tế do người bán và người mua trong đa số trường hợp không gặp nhau trực tiếp để thực hiện việc thanh toán nên một hóa đơn thương mại quốc tế có một số điểm khác hẳn với các hóa đơn bán hàng (dịch vụ) trong nước. Cụ thể như sau:
- Nếu không có quy định cụ thể giữa người mua và người bán về ngôn ngữ sử dụng trong việc lập hóa đơn thì ngôn ngữ thông thường được sử dụng là tiếng Anh, trong khi các hóa đơn bán hàng hay cung cấp dịch vụ trong nước đa phần bao giờ cũng lập bằng ngôn ngữ bản địa.
- Các hóa đơn bán hàng hay cung cấp dịch vụ trong nước đa phần chỉ có các điều kiện thanh toán (trả ngay, trả chậm) với loại hình tiền thanh toán là đồng nội tệ. Các hóa đơn thương mại quốc tế được lập với loại hình tiền tệ là đồng tiền được thỏa thuận trong các hợp đồng mua bán với các điều kiện giao hàng và thanh toán phù hợp với các quy định trong các hợp đồng mua bán này và phù hợp với luật hay tập quán quốc tế trong thương mại.
- Hóa đơn chỉ là một chứng từ trong số các chứng từ thanh toán quốc tế. Ngoài ra, có thể phải có các chứng từ khác như: hối phiếu, phiếu đóng gói, vận đơn vận tải, chứng nhận xuất xứ, các giấy phép (xuất khẩu, kiểm dịch, vệ sinh dịch tễ, môi trường, chất lượng v.v) tùy theo từng chủng loại mặt hàng và theo quy định trong hợp đồng mua bán.
[sửa] Điều kiện giao hàng
Các điều kiện giao hàng phải được thể hiện rõ ràng trong các hóa đơn thương mại quốc tế (ví dụ CIF, FOB, C&F, EXW, DAF, DDP, DDU, FAS v.v tại địa điểm phù hợp với các điều kiện này, ví dụ FOB cảng Hải Phòng, CIF Genoa), trong đó phải chỉ rõ là các điều kiện giao hàng này phù hợp với Các điều kiện thương mại quốc tế (Incoterms) nào (Incoterms 1990, Incoterms 2000 v.v) do cùng một tên gọi của điều kiện giao hàng như FOB (Incoterms 1994) có thể có các khác biệt đáng kể với FOB (Incoterms 2000). Điều này giúp cho người bán và người mua hàng quy rõ trách nhiệm cụ thể trong trường hợp xảy ra tranh chấp về quyền lợi và nghĩa vụ.
[sửa] Điều kiện thanh toán
Các điều kiện thanh toán phải được chỉ ra rõ ràng như thanh toán ngay (at sight), trả chậm (defer payment) sau một số ngày nào đó, thanh toán từng phần theo một lịch trình đã thỏa thuận trước (installment) theo một hình thức nào đó (tiền mặt, chuyển khoản, tín dụng thư (L/C), điện chuyển tiền (T/T), thanh toán ngay khi nhận chứng từ (DP) hay thanh toán sau một số ngày nào đó kể từ ngày chấp nhận chứng từ (DA)
[sửa] Thanh toán theo tín dụng thư
Đây là hình thức phổ biến nhất trong thanh toán quốc tế. Việc phát hành và thanh toán các tín dụng thư được thực hiện giữa ngân hàng của người mua và ngân hàng của người bán hàng theo nguyên tắc "thanh toán trước, khiếu nại sau" khi các chứng từ của người bán phù hợp với toàn bộ các điều kiện trong tín dụng thư (chứng từ hoàn hảo). Có các loại tín dụng thư sau:
- Tín dụng thư hủy ngang: Trong trường hợp này người bán hay người mua có quyền hủy một phần hay toàn bộ hợp đồng mua bán tùy theo thỏa thuận giữa họ. Do vậy, nó không phổ biến lắm.
- Tín dụng thư không hủy ngang: Nó chỉ có thể hủy bỏ một phần hay toàn bộ khi người bán và người mua cùng đồng ý hủy bỏ bằng văn bản thông báo cho các ngân hàng liên quan. Các tín dụng thư loại này là phổ biến nhất. Nó có các phân loại sau:
- Thông thường: Như trên.
- Tín dụng thư không hủy ngang chuyển nhượng được: Tín dụng thư loại này có thể được chuyển nhượng cho bên thứ ba khi cần thiết với điều kiện phải thông báo cho phía đối tác và ngân hàng của họ bằng văn bản.
- Tín dụng thư không hủy ngang có xác nhận. Nó là loại hình tín dụng thư có bảo đảm cho việc thanh toán từ một ngân hàng có uy tín nào đó trong trường hợp việc thanh toán có thể có vấn đề từ phía người mua hoặc ngân hàng của người mua hàng (theo sự suy đoán chủ quan của người bán hàng). Các tín dụng thư loại này có thể được phát hành khi người bán hàng (hoặc ngân hàng của người bán hàng) có độ tin tưởng thấp đối với khả năng thanh toán của ngân hàng của người mua do nhiều lý do (chẳng hạn khả năng phá sản do khủng hoảng kinh tế). Các ngân hàng bảo lãnh sẽ chịu trách nhiệm thanh toán khi người bán hàng (với chứng từ hoàn hảo và xuất trình đúng hạn) có yêu cầu thanh toán, do vậy thông thường các ngân hàng này sẽ thu một khoản phí bảo lãnh khá cao.
