Buchführung

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Buchführung bezeichnet die in Zahlenwerten vorgenommene planmäßige, lückenlose, zeitliche und sachlich geordnete Aufzeichnung aller Geschäftsvorgänge in einer Unternehmung auf Grund von Belegen. Sie ist das zahlenmäßige Spiegelbild einer Unternehmung und wichtige Informationsquelle für den Unternehmer und dient außerdem dazu, den gesetzlich fixierten Informationsanforderungen von Behörden nachzukommen.

Zweckmäßig ist eine Differenzierung des Oberbegriffs „Buchführung“ in die

• Finanzbuchführung, aus der ein Jahresabschluss (Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung) entwickelt wird und
• die Betriebsbuchführung, die der innerbetrieblichen Kostenerfassung sowie der Selbstkostenrechnung (Preiskalkulation) dient.

Die Buchführung ist Bestandteil des betrieblichen Rechnungswesens. Dieses enthält außer der Finanz- und Betriebsbuchführung die betriebswirtschaftliche Statistik und Vergleichsrechnung sowie die Planungsrechnung (Voranschläge für künftige Einnahmen und Ausgaben).

Als Synonym für „Buchführung“ wird oft auch Buchhaltung verwendet. Das ist nicht immer zweckmäßig, da

• in Gesetzen zumeist der Begriff „Buchführung“ verwendet wird,
• in der Praxis häufig unter „Buchhaltung“ nur die Organisationseinheit eines Unternehmens verstanden wird, in der die Buchführung durchgeführt wird.

Der vorliegende Artikel erläutert die Finanzbuchführung und speziell die Methodik der doppelten Buchführung. Dies ist die in der Privatwirtschaft allgemein übliche, für Kaufleute auch gesetzlich vorgeschriebene Methode, ordnungsgemäß Bücher zu führen. Nur bestimmte Berufsgruppen wie zum Beispiel Kleingewerbetreibende können ihre Geschäfte nach der einfacheren Einnahmenüberschussrechnung abrechnen. In der öffentlichen Verwaltung findet seit dem Ende des 20. Jahrhunderts eine Ergänzung der Kameralistik um Elemente der in diesem Bereich Doppik genannte Methode der doppelten Buchführung statt.

Inhaltsverzeichnis 1 Ziele und Aufgabenbereiche der Finanzbuchführung 2 Adressaten von Ergebnissen aus der Finanzbuchführung 3 Pflicht zur Buchführung 4 Beschaffenheit der Buchführung 5 Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GOB) 5.1 Belegpflicht 5.2 Organisationsgrundsätze 5.3 Buchungsgrundsätze 6 Doppelte Buchführung - Grundlagen 6.1 Bilanz 6.2 Zusammenhang zwischen Bilanz und Inventar 6.3 Zusammenhang zwischen Bilanz und Konten 6.4 Gewinn- und Verlustrechnung 7 Konten und Buchungen 7.1 Kontensystem 7.2 Buchungssatz 7.3 Buchungssystem 7.4 Das Ziehen von Salden 8 Bücher 8.1 Journal (Grundbuch) 8.2 Hauptbuch 8.3 Nebenbücher 9 Der Jahresabschluss 10 Geschichte der Buchführung 11 Organisation der Buchführung 11.1 Maßstäbe und Zielstellung der Buchführungsorganisation 11.2 Neue Möglichkeiten der Buchführungsorganisation 12 Berufsständische Interessenvertretung 13 Literatur 14 Weblinks

[Bearbeiten] Ziele und Aufgabenbereiche der Finanzbuchführung

• Jederzeitiger Überblick über die Vermögenslage und den Schuldenstand des Unternehmens. Mindestens einmal im Jahr sind Vermögenslage und Schuldenstand in der Bilanz zu dokumentieren und mit einem Inventar nachzuweisen.
• Feststellung und systematisch geordnete Aufzeichnung aller Vorgänge, die Vermögenswerte und Schulden verändern.
• Erfolgsermittlung durch Gegenüberstellung von Ertrag und Aufwand. Diese erfolgt mindestens einmal im Jahr in der Gewinn- und Verlustrechnung.
• Bereitstellung der gesetzlich vorgeschriebenen Angaben, auf deren Grundlage die Finanzbehörden die Besteuerung des Unternehmens vornehmen, sowie weiterer Informationen für Behörden, Gerichte, Banken oder andere externe Adressaten in der vorgeschriebenen Form­.

[Bearbeiten] Adressaten von Ergebnissen aus der Finanzbuchführung

Unternehmensinterne Adressaten:

• Der Unternehmer selbst: Er kann nicht alle Transaktionen im Kopf behalten. Für seine kaufmännischen Entscheidungen benötigt er ständigen Überblick und Übersicht.
• Am Unternehmen beteiligte Kapitalgeber: Viele Unternehmen sind in Form einer Gesellschaft organisiert. Beteiligte Gesellschafter fordern – ständig oder mindestens periodisch – aussagefähige, überprüfbare Informationen über die Lage des Unternehmens.

Externe Adressaten:

• Externe Kapitalgeber, insbesondere Banken
• Gläubiger
• Finanzamt
• Arbeitnehmer und ihre Vertretungen
• Öffentlichkeit

Werden von verschiedenen Adressaten unterschiedliche Standards für die Berichterstattung aus der Finanzbuchführung (Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung, Kapitalflussrechnung u. a.) verlangt, erfordert dies u. U. eine parallele Buchführung.

[Bearbeiten] Pflicht zur Buchführung

Neben dem Eigeninteresse des Unternehmers gibt es gesetzliche Vorschriften, in denen die Pflicht zur Buchführung festgeschrieben ist. Für Unternehmen, die im Handelsregister eingetragen sind, gelten die Rechnungslegungsvorschriften des Handelsgesetzbuches:

Buchführungspflicht nach Handelsrecht

„Jeder Kaufmann ist verpflichtet, Bücher zu führen und in diesen seine Handelsgeschäfte und die Lage seines Vermögens nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung ersichtlich zu machen.“

– § 238 HGB

Darüber hinaus müssen Gewerbetreibende auch ohne Handelsregistereintrag die steuerlichen Bestimmungen der Abgabenordnung beachten:

Buchführungspflicht nach Steuerrecht

„Wer nach anderen Gesetzen als den Steuergesetzen Bücher und Aufzeichnungen zu führen hat, die für die Besteuerung von Bedeutung sind, hat die Verpflichtungen, die ihm nach den anderen Gesetzen obliegen, auch für die Besteuerung zu erfüllen.
Gewerbliche Unternehmer sowie Land- und Forstwirte, die nach den Feststellungen der Finanzbehörde für den einzelnen Betrieb Umsätze einschließlich der steuerfreien Umsätze, ausgenommen die Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 10 des Umsatzsteuergesetzes,

• von mehr als 350.000 Euro ab 1. Januar 2007 500.000 Euro im Kalenderjahr oder
• selbstbewirtschaftete land- und forstwirtschaftliche Flächen mit einem Wirtschaftswert von mehr als 25.000 Euro oder
• einen Gewinn aus Gewerbebetrieb von mehr als 30.000 Euro im Wirtschaftsjahr oder
• einen Gewinn aus Land- und Forstwirtschaft von mehr als 30.000 Euro im Kalenderjahr gehabt haben,

sind auch dann verpflichtet, für diesen Betrieb Bücher zu führen und auf Grund jährlicher Bestandsaufnahmen Abschlüsse zu machen, wenn sich eine Buchführungspflicht nicht aus anderen Gesetzen ergibt.“

– § 140 und 141 AO

[Bearbeiten] Beschaffenheit der Buchführung

Der § 238 HGB legt fest:

„Die Buchführung muss so beschaffen sein, dass sie einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und über die Lage des Unternehmens vermitteln kann. Die Geschäftsvorfälle müssen sich in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen.“

Ein „sachverständiger Dritter“ kann ein Finanzbeamter sein, der im Rahmen einer Außenprüfung die Buchführung kontrolliert. Sachverständiger Dritter kann aber auch ein Familienangehöriger oder Geldgeber sein, der sich anhand der Geschäftsbücher davon überzeugen will, dass sein Geld gut angelegt ist.

In der Abgabenordnung werden auch diese Bestimmungen aus steuerlicher Sicht ergänzt. Falls die Buchführung nicht den Anforderungen entspricht, z. B. weil Unterlagen fehlen, kann nach § 162 die Finanzbehörde die Besteuerungsgrundlagen schätzen.

[Bearbeiten] Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GOB)

Diese Grundsätze sind in verschiedenen gesetzlichen Vorschriften enthalten, ergeben sich aber insgesamt aus der bewährten kaufmännischen Praxis. Sie lassen sich in den zwei Grundprinzipien „Wahrheit“ und „Klarheit“ zusammenfassen.

• Wahrheit in der Buchführung bedeutet, dass alles so gebucht werden muss, wie es wirklich vorgefallen ist. Scheinbuchungen über Vorgänge, die nicht tatsächlich stattgefunden haben, sind verbotene Fälschungen.
• Klarheit bedeutet, dass alles übersichtlich, eindeutig, lesbar, nachvollziehbar und geschützt vor Fälschungen sein muss.

[Bearbeiten] Belegpflicht

Eine sich aus der Forderung nach Wahrheit und Klarheit zwingend ableitende Regel lautet, dass keine Buchung erfolgen darf, ohne dass ein Beleg vorliegt. Wenn der Beleg nicht aus dem Geschäftsvorfall direkt entsteht (zum Beispiel Eingangsrechnung, Quittung), ist ein Eigenbeleg anzufertigen (Kopie der Ausgangsrechnung, Lohnbeleg, Materialentnahmeschein, Abschreibungsbeleg, ...). Bei der Anfertigung von Eigenbelegen ist von vornherein zu bedenken, dass sie jeder Revision standhalten müssen, besonders auch vor dem Finanzamt. Für Buchführungsunterlagen bestehen Aufbewahrungspflichten ( in der Regel 10 Jahre).

[Bearbeiten] Organisationsgrundsätze

• Jeder Geschäftsvorfall ist in einem Beleg zu erfassen.
• Die Belege sind zeitnah zu erfassen.
• Die Geschäftsvorfälle sind zu systematisieren.

[Bearbeiten] Buchungsgrundsätze

Die Buchungen und Aufzeichnungen müssen

• vollständig
• richtig
• zeitgerecht
• geordnet und
• verständlich sein.

Elektronische Dokumente müssen nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme behandelt und archiviert werden. Besondere Bedeutung haben die GOB bei der Bilanzierung. Das Handelsgesetzbuch enthält eine Reihe von speziellen Bestimmungen, die hierbei zu berücksichtigen sind.

[Bearbeiten] Doppelte Buchführung - Grundlagen

Die doppelte Buchführung – auch kaufmännische Buchführung genannt – ist die in der privaten Wirtschaft vorherrschende Art der Finanzbuchhaltung. Man spricht von „doppelter“ Buchführung, weil jeder Geschäftsvorgang hierbei in zweifacher Weise erfasst wird. Im Grundbuch (Sozialversicherungen: Zeitbuch) werden alle Vorgänge in zeitlicher Folge dargelegt, während im Hauptbuch (Sozialversicherungen: Sachbuch) eine sachliche Zuordnung über das Buchen in Konten erfolgt.

Eine andere Auslegung des Begriffs „Doppelte Buchführung“ sieht die Duplizität darin, dass der Erfolg eines Unternehmens auf zweifache Art nachgewiesen werden kann:

• durch den Vergleich des Eigenkapitals des aktuellen Jahres mit dem des Vorjahres in der jeweiligen Bilanz.
• durch den Vergleich der Aufwendungen und Erträge des aktuellen Jahres in der Gewinn- und Verlustrechnung

[Bearbeiten] Bilanz

Die Bilanz ist die Darstellung der Vermögenswerte – der Aktiva – einerseits und die Darstellung der Finanzierung – der Passiva – andererseits. Aktiva sind solche Vermögensformen, die ein Unternehmen „aktiv“ einsetzen kann, unabhängig davon, ob diese selbst finanziert wurden oder nicht. Die Passivseite zeigt die Finanzierung, also die Herkunft des Kapitals. Der Kapitalgeber kann die Richtung der Geschäftstätigkeit mitbestimmen, im Vergleich zum Geschäftsführer verkörpert er aber dennoch die passive Seite.

Aussage der beiden Seiten der Bilanz

Aktiva	Passiva
* Formen des Vermögens	* Herkunft, Quellen der Finanzierung
* Wie wurde investiert?	* Wie wurde finanziert?
* Wie wurden die Mittel eingesetzt?	* Woher stammen die Mittel?

Früher war die Detailliertheit der Bilanz dem Kaufmann überlassen – es hatte sich eine Art allgemeiner, gesellschaftlicher Übereinkunft herausgebildet. Jetzt wird auch das in § 266 (2) HGB gesetzlich geregelt. Die dort enthaltene Bilanzgliederung (der sog. „Kontenrahmen“) ist zwar nur für große und mittelgroße Kapitalgesellschaften vorgeschrieben. In der Praxis hat sich diese Gliederung aber auch für Personengesellschaften durchgesetzt, wobei häufig die Positionen noch weiter komprimiert werden.

Unter dem Stichwort Bilanz ist die Bilanzgliederung nachzulesen. Beide Seiten der Bilanz sind sortiert, und zwar:

• die Aktivseite absteigend nach „Flüssigkeit“ (Liquidität): Vermögenswerte, die sich am schwersten in Bargeld verwandeln lassen (z. B. Grundstücke) stehen oben, die dem Geld am nächsten stehenden Vermögenswerte (Kassenbestand, Bankguthaben) unten.
• Die Passivseite absteigend nach „Fälligkeit“: Oben die Finanzierungsquellen, die dem Unternehmen längerfristig zur Verfügung stehen, unten die kurzfristigen Verbindlichkeiten.

[Bearbeiten] Zusammenhang zwischen Bilanz und Inventar

Eine Bilanz wird dem Unternehmer, eventuellen Geldgebern und den Finanzbehörden die notwendigen Informationen nur dann liefern, wenn die darin enthaltenen Werte der Wahrheit entsprechen. Das wird mit dem Inventar gesichert.

Auch beim Inventar fallen die Informationserfordernisse des Unternehmers mit denen äußerer Interessenten zusammen. Der Gläubigerschutz gebietet dem mit Fremdmitteln arbeitenden Kaufmann, dass er sein Vermögen und seine Schulden genau beziffert. Er darf in die Bilanzpositionen nicht einfach irgendwelche geschätzten Werte eintragen. Jeder Wert muss durch das Inventar belegbar sein. Daher wird ihm in § 240 HGB die Pflicht zur Aufstellung eines Inventars auferlegt:

„Jeder Kaufmann hat zu Beginn seines Handelsgewerbes seine Grundstücke, seine Forderungen und Schulden, den Betrag seines baren Geldes sowie seine sonstigen Vermögensgegenstände genau zu verzeichnen und dabei den Wert der einzelnen Vermögensgegenstände und Schulden anzugeben.“

[Bearbeiten] Zusammenhang zwischen Bilanz und Konten

Das Konto in der Finanzbuchführung dient dazu, aus der Bilanz als Momentaufnahme eine dynamische Darstellung der Geschäftsfälle zu entwickeln. Diese Funktion ergibt sich aus der Tatsache, dass jeder Geschäftsfall mindestens zwei Bilanzpositionen verändert – aber eben meist auch nicht mehr als zwei oder drei Positionen, während die vielen anderen Positionen der Bilanz unverändert bleiben. Es ist also sinnvoll, nur die Positionen, die von den Geschäftsvorgängen betroffen sind, zu verändern, anstatt die gesamte Bilanz nach jedem Geschäftsvorfall neu zu erstellen. Daraus ist die Erkenntnis entstanden, die Bilanz in Konten aufzulösen und nur die Veränderungen in Konten einzutragen. Ohne die Auflösung der Bilanz in Aktiv- und Passivkonten, um die Buchung der Geschäftsfälle darin abzuwickeln, wäre die Einhaltung der GoB nicht möglich.

In den Konten werden Anfangsbestände vorgetragen. Das Vortragen der Anfangsbestände erfolgt nach dem Prinzip: Wenn die Werte in der Bilanz auf der linken Seite (der Aktivseite) stehen, kommen sie in die linke Seite des Kontos (bezeichnet als Soll). Folgerichtig ergibt sich daraus: Die Werte aus der Passivseite der Bilanz kommen in die rechte Seite des Kontos (Haben).

Dem Grundsatz „Keine Buchung ohne Gegenbuchung“, nach dem mindestens zwei Konten bei einer Buchung berührt werden, wird bereits bei der Auflösung der Eröffnungsbilanz in Konten Rechnung getragen. Da es eigentlich kein Gegenkonto für die Übernahme der Anfangsbestände in die Konten gibt, hat man als Hilfskonstruktion das Eröffnungsbilanzkonto (EBK) eingeführt. Dieses enthält somit alle Anfangsbestände, aber – logischerweise – spiegelverkehrt und dient zudem zur Kontrolle von Richtigkeit und Vollständigkeit der zu übernehmenden Beträge.

[Bearbeiten] Gewinn- und Verlustrechnung

Vorgänge, die den Geschäftserfolg eines Unternehmens beeinflussen, könnten direkt auf das Eigenkapitalkonto des Unternehmens gebucht werden. Das entspricht der Buchungslogik und ist inhaltlich auch völlig korrekt. In diesem Falle wäre bei wenigen Geschäftsfällen auch die Übersichtlichkeit gewahrt. In der Praxis gibt es jedoch selbst in kleinen Unternehmen unzählige Geschäftsfälle, die Erträge oder Aufwendungen darstellen und damit das Eigenkapital beeinflussen. Würde immer direkt auf das Eigenkapitalkonto gebucht werden, wäre das Ergebnis chaotisch und unübersichtlich. Um die Übersichtlichkeit zu wahren, werden Erträge und Aufwendungen nicht direkt, sondern nur saldiert auf das Eigenkapitalkonto gebucht. Dafür wird eine spezielle Gewinn- und Verlustrechnung eingerichtet und dem Eigenkapitalkonto vorgeschaltet. Der Aufbau (Gliederung) dieser Rechnung ergibt sich aus § 275 HGB. Am gebräuchlichsten ist die Gewinn- und Verlustrechnung nach dem Gesamtkostenverfahren.

[Bearbeiten] Konten und Buchungen

[Bearbeiten] Kontensystem

Bevor sie in die Bilanz oder Gewinn- und Verlustrechnung einfließen, werden im laufenden Geschäftsverkehr die Finanzen eines Unternehmens auf Konten erfasst. Ein Konto ist eine Tabelle mit zwei Spalten: Einer Soll- (S) und einer Habenseite (H).

„Soll“ ist immer links, „Haben“ ist immer rechts:

Früher, als die Konten noch in gebundenen Büchern geführt wurden, verwendete man zur Kontendarstellung das so genannte T-Konto. Die Darstellung ähnelt dem Buchstaben T. Heute hat das Konto ein anderes Aussehen, aber immer noch die Darstellung mit Soll und Haben. Die Wörter „Soll“ und „Haben“ sind dabei ohne inhaltliche Bedeutung und historisch bedingt! Es geht also nicht um „etwas haben“ oder „etwas, das sein soll“. Besonders der Begriff „Haben“ wird oft falsch verstanden. Er bedeutet nicht „Besitzen“. Tatsächlich ist er aus der Funktion des Lieferantenkontos zu erklären. Auf der rechten Seite dieses Kontos wurde nach dem Prinzip „Wir HABEN zu bezahlen!“ der entsprechende Geldbetrag eingetragen. Auf der linken Seite des Kundenkontos wurde eingetragen „Der Kunde SOLL bezahlen!“ – deshalb also „Soll“ als linke Seite eines Kontos.

Der Buchhalter unterscheidet Bestandskonten und Erfolgskonten:

1. Bestandskonten nehmen Bestände an Gütern und Geld auf, also erfolgsneutrale Zustände.
   1. aktive Bestandskonten halten das Vermögen fest. Alle finanziellen Mittel, die einem Unternehmen zur Verfügung stehen, sind in einer bestimmten Form vorhanden: Z. B. als Grundstücke, Maschinen, Vorräte und Bargeld, aber auch als Forderungen oder immaterielle Vermögensgegenstände wie Lizenzen. Auf den Aktivkonten wird also die Kapitalverwendung aufgezeichnet. Die Zugänge werden im Soll, die Abgänge im Haben gebucht.
   2. passive Bestandskonten erfassen die Verbindlichkeiten oder „Schulden“. Das Vermögen eines Unternehmens wird aus Mitteln der Eigentümer und Gläubiger gebildet: Z. B. der Gesellschafter, Aktionäre, Banken oder Lieferanten. Die Passivkonten zeichnen also die Herkunft des Eigen- und des Fremdkapitals auf. Die Zugänge werden im Haben, die Abgänge im Soll gebucht.
      
      
      
2. Erfolgskonten nehmen erfolgswirksame Vorgänge auf. Erfolg ist in der Buchführung ein neutraler Begriff und bezeichnet sowohl Gewinn als auch Verlust.
   1. Aufwandskonten werden verwendet, um die Minderung des Eigenkapitals festzuhalten. Aufwand bedeutet „Werteverzehr“, also z. B. den Verbrauch von Material, Personalkosten, Zinsen oder Abschreibungen. Die Zahlung einer Lieferantenrechnung ist dagegen kein Aufwand, sondern der Abgang einer Verbindlichkeit. Aufwand wird immer im Soll gebucht.
   2. Ertragskonten werden mit „Wertzuflüssen“ gebucht, die das Eigenkapital erhöhen. Die wichtigste Ertragsart in einem Unternehmen sind in der Regel die Umsatzerlöse. Die Zahlung eines Kunden ist dagegen kein Ertrag, sondern der Abgang einer Forderung. Erträge werden immer im Haben gebucht.
      
      
      

Die Konten sind in einer systematischen Reihenfolge angeordnet (Kontenplan). Die modernen Systeme, die sich nach einem der empfohlenen Kontenrahmen richten, entsprechen der Bilanzgliederung. Die Konten tragen Nummern, die sofort erkennen lassen, wie sie in das Bilanzsystem eingeordnet sind.

[Bearbeiten] Buchungssatz

Eine einfache Buchung betrifft zwei Konten, jeweils eine Buchung im Soll, eine zweite im Haben. Auf jedem Beleg wird vermerkt, wie gebucht wird. Das erfolgt in Form eines Buchungssatzes. Zuerst wird das Konto genannt, auf dem die Sollbuchung vorgenommen wird. Dann folgt das Wörtchen „an“ und darauf das Konto, das die Habenbuchung aufnimmt (oder kurz: immer „Soll an Haben“). Ein Beispiel dazu: Einkauf von Rohstoffen auf Ziel erhält den Buchungssatz

Rohstoffe an Verbindlichkeiten

Zusammengesetzte Buchungssätze können eine Vielzahl von Konten ansprechen. Die Summen aller Buchungen im Soll und im Haben müssen aber übereinstimmen. Sind die Summen unterschiedlich, ist der Buchungssatz unvollständig (er „geht nicht auf“), und eine Verbuchung ist zumindest in EDV-gestützten Buchführungssystemen unmöglich.

[Bearbeiten] Buchungssystem

Man unterscheidet sechs Grundsituationen:

erfolgsneutral:

• Aktivtausch: Ein Aktivkonto wird um einen Betrag gemehrt, ein anderes um den gleichen Betrag gemindert.
  • Beispiel: Ein Kunde bezahlt eine Rechnung.
  • Buchungssatz: „Bankkonto“ an „Forderungen“.
• Passivtausch: Ein Passivkonto wird um einen Betrag gemehrt, ein anderes um den gleichen Betrag gemindert.
  • Beispiel: Eine Lieferantenschuld wird in ein langfristiges Darlehen umgewandelt.
  • Buchungssatz: „Verbindlichkeiten a. L. L.“ an „Darlehen“.
• Aktiv-Passiv-Mehrung (Bilanzverlängerung): Aktiv und Passivseite werden um den gleichen Betrag erhöht.
  • Beispiel: Rohstoffe werden „auf Ziel“ gekauft, d. h. die Rechnung wird nicht sofort bezahlt.
  • Buchungssatz: „Rohstoffe“ und „Vorsteuer“ an „Verbindlichkeiten a. L. L.“.
• Aktiv-Passiv-Minderung (Bilanzverkürzung): Aktiv und Passivseite werden um den gleichen Betrag gemindert.
  • Beispiel: Eine Lieferantenrechnung wird bezahlt.
  • Buchungssatz: „Verbindlichkeiten a. L. L.“ an „Bankkonto“.

erfolgswirksam:

• Positive Erfolgswirksamkeit: 1 Bestands- und 1 Ertragskonto angesprochen; => Gewinn
  • Beispiel: Eine Kundenrechnung wird fakturiert.
  • Buchungssatz: „Forderungen“ an „Umsatzerlöse“.
• Negative Erfolgswirksamkeit: 1 Bestands- und 1 Aufwandskonto angesprochen; => Verlust
  • Beispiel: Büromaterial wird eingekauft und bar bezahlt.
  • Buchungssatz: „Büromaterial“ an „Kasse“.

[Bearbeiten] Das Ziehen von Salden

Der Bestand auf den einzelnen Konten wird durch das Ziehen von Salden ermittelt. Das erfolgt, indem beide Seiten (Soll und Haben) eines Kontos addiert werden. Von der wertmäßig größeren Seite wird der Wert der kleineren Seite abgezogen. Macht die Sollseite den größeren Wert aus, so ist das ein Sollsaldo. Wenn die Habenseite überwiegt, so ist das ein Habensaldo.

Diese Definition ist notwendig, da in der Buchführung traditionell die Arbeit mit absoluten Werten gelehrt wird. In der Praxis ist es einfacher: Da Sollbuchungen immer als Positiv-Werte und Habenbuchungen als Negativ-Werte erfasst werden, ist ein Saldo schlicht die Summe aller Einzelposten eines Kontos:

Soll	Haben
100	-50
	-30
Summe Soll: 100	Summe Haben: -80
Saldo: 20

Im Geschäftsleben wird während des Jahres mindestens monatlich einmal eine Saldenliste aufgestellt, da sie dem Unternehmer den Stand seiner Konten, praktisch also eine Zwischenbilanz zeigt. Nach der Addition zeigt die Gleichheit der Summe aller Salden in Soll und Haben, dass beim Eintragen Soll und Haben nicht verwechselt wurden und keine Zahlendreher vorgekommen sind (zwei Fehler, die sich rechnerisch aufheben, sind äußerst selten).

[Bearbeiten] Bücher

Jede Buchung wird in mindestens zwei Büchern festgehalten. Der Begriff „Buch“ stammt aus der traditionellen Rechnungsführung, die mittels händischer Eintragung der Werte in gebundenen Büchern erfolgte. Er wird jedoch auch heute noch für die elektronischen Protokolle der Buchführungs-Daten verwendet. Die beiden wichtigsten Bücher sind das Journal und das Hauptbuch. Sie werden stets getrennt voneinander geführt. Nur die einfachste Form der doppelten Buchführung, das Amerikanische Journal, fasst beide Bücher in einer Tabelle zusammen.

[Bearbeiten] Journal (Grundbuch)

Im Journal (übersetzt: Tagebuch) werden alle Geschäftsvorfälle chronologisch (zeitlich) mit laufender Nummer, Datum, Betrag, Verweis auf den Beleg, Erläuterung und Kontierung (Sollkonto, Habenkonto) erfasst. Die Funktion des Journals geht von folgendem Prinzip aus: Alle Geschäftsfälle müssen sich sowohl chronologisch verfolgen lassen als auch den einzelnen Bilanzpositionen zugeordnet werden können. Die chronologische Ordnung wird dadurch gewährleistet, dass alle Buchungssätze dem Datum nach im Journal aufgezeichnet werden. Es ist das Grundbuch der Buchführung. Gleichzeitig ist das Journal die Buchungsanweisung für die Übertragung der Buchungen aus dem Grundbuch in das Hauptbuch.

[Bearbeiten] Hauptbuch

Als Hauptbuch wird das Kontenwerk mit seiner sachlichen Untersetzung und Bewegung durch Geschäftsfälle der einzelnen Bilanzpositionen bezeichnet. Im Hauptbuch (auch: Kontenblätter) werden alle Buchungen des Grundbuchs auf den in den Buchungssätzen genannten Konten eingetragen. Die Konten werden am Anfang eines jeden Geschäftsjahres mit den Endbeständen des Vorjahres (z. B. Bankbestand) eröffnet und mit Abschlussbuchungen zur Schlussbilanz zusammengeführt. Durch die Aufzeichnungen im Hauptbuch wird also die sachliche Ordnung der einzelnen Geschäftsvorfälle vorgenommen.

Für das Buchen selbst gilt die Grundregel: Zuerst Eintragung im Grundbuch (Journal), dann Buchung auf dem Konto (im Hauptbuch).

[Bearbeiten] Nebenbücher

Des Weiteren gibt es diverse Nebenbücher, die bestimmte Hauptbuchkonten erläutern. Dazu zählen z. B.

• das Kontokorrent- oder Geschäftsfreundebuch (enthält Verbindlichkeiten und Forderungen bei Lieferanten (Kreditoren) und Kunden (Debitoren))
• das Lagerbuch (enthält Zu- und Abgänge des Warenlagers)
• das Lohn- und Gehaltsbuch (enthält die Abrechnungen der Arbeitsentgelte)
• das Anlagebuch (enthält die Gegenstände des Anlagevermögens)
• das Bankbuch und das Kassenbuch (enthalten den Zahlungsmittelbestand)
• das Rechnungsausgangsbuch (enthält die Fakturierung)

[Bearbeiten] Der Jahresabschluss

Grundlegende Vorschriften zum Jahresabschluss sind in § 242 HGB enthalten:

„

• (1) Der Kaufmann hat zu Beginn seines Handelsgewerbes und für den Schluss eines jeden Geschäftsjahres einen das Verhältnis seines Vermögens und seiner Schulden darstellenden Abschluss (Eröffnungsbilanz, Bilanz) aufzustellen. Auf die Eröffnungsbilanz sind die für den Jahresabschluss geltenden Vorschriften entsprechend anzuwenden, soweit sie sich auf die Bilanz beziehen.
• (2) Er hat für den Schluss eines jeden Geschäftsjahres eine Gegenüberstellung der Aufwendungen und Erträge des Geschäftsjahres (Gewinn- und Verlustrechnung) aufzustellen.
• (3) Die Bilanz und die Gewinn- und Verlustrechnung bilden den Jahresabschluss.

“

Schritte beim Jahresabschluss

• Durch Inventur (Erfassung aller Bestände) ist das Inventar zu ermitteln und schriftlich niederzulegen. Damit ist die Höhe aller Vermögenswerte und Schulden festgestellt. Eventuelle Differenzen zu den Salden auf den Konten sind zu klären und durch Buchungen (mit Eigenbelegen untersetzt) zu bereinigen.
• Dann sind die Erfolgskonten über das Gewinn- und Verlustkonto abzuschließen. Für die Aufwandskonten lautet der Buchungssatz „Gewinn- und Verlustkonto an Aufwandskonto”. Der Buchungssatz für den Abschluss von Erlöskonten lautet „Erlöskonto an Gewinn- und Verlustkonto”.
• Das Gewinn- und Verlustkonto ist über das Eigenkapitalkonto abzuschließen. Wenn der Ertrag größer war als der Aufwand (Gewinn), lautet der Buchungssatz „Gewinn- und Verlustkonto an Eigenkapital”.
• Danach sind alle Bestandskonten (Aktiv- und Passivkonten) mit dem Schlussbilanzkonto abzuschließen.
• Das Schlussbilanzkonto enthält die Werte für die Jahresabschluss-Bilanz. Die Angaben sind in die gesetzlich vorgeschriebene Form zu bringen.
• Das Gewinn- und Verlust-Konto enthält die Werte der Gewinn- und Verlustrechnung. Auch hier muss auf dieser Grundlage die gesetzlich vorgeschriebene Übersicht erstellt werden.

[Bearbeiten] Geschichte der Buchführung

Erste Ansätze zur Aufzeichnung wirtschaftlicher Vorgänge findet man bereits in der Obed-Zeit in Mesopotamien. Etwa 3500 v. Chr. wurden bei den Sumerern Abrechnungen für Brot und Bier auf Tontafeln in der sich entwickelnden Keilschrift vorgenommen. Weiterentwicklungen etwa 3000 v. Chr. in Ägypten und Babylonien führten zu ersten Darstellungen von Soll und Haben auf Papyrusrollen. Aus der Zeit um 2000 v. Chr. sind in Indien die ersten Loseblattbuchführungen auf präparierten Palmblättern erhalten. Aufzeichnungen im Griechenland des 5. Jahrhundert v. Chr. sprechen von den Logisthai, die die Schlussabrechnungen der Kassenbuchhalter des Attischen Seebundes übernahmen und den „Zehnten“ für die Göttin Athena ermittelten. Aus dem Jahr 795 gibt es eine Verordnung Karl des Großen über die Krongüter und Reichshöfe, nach der ein umfassender Jahresabschlussbericht mit einer wohlgeordneten Vermögensaufstellung vorgeschrieben war, wozu die königliche Kanzlei kirchlich erprobte Musterformulare anlegte. Das älteste Kaufmannsdokument nördlich der Alpen stammt aus der Hansezentrale Lübeck, wo ein Tuchhändler um 1180 auf einer Pergamentrolle rund 160 Geschäftsvorfälle in einfachster Form festgehalten hat. In Europa wurde die Buchführung im griechischen und römischen Kulturkreis durch Ausbau der Kontokorrentrechnung (Aufzeichnung der Entwicklung von Forderungen und Verbindlichkeiten gegenüber einzelnen Geschäftspartnern) erweitert. In Genua sind 1263 zwei städtische „Oberkontierer“ nachweisbar, die Einzelkonten mit dem altrömischen Namen ratio anlegten. Anfang des 13. Jahrhunderts wurde das indische Dezimalsystem in Europa bekannt (s. Leonardo Fibonacci). Die Schwierigkeiten des umständlichen römischen Zahlensystems konnten so überwunden werden. Eine lückenlose doppelte Buchführung kann für 1340 nachgewiesen werden. Aus dieser Zeit liegen erhaltene Hauptbücher aus Genua mit den Einnahmen und Ausgaben der Regierung vor. Diese, gegliedert nach Debitoren mit Steuern, Anleihen und Strafen, weisen eindeutig die doppelte Buchführung auf. Ebenfalls aus 1340 ist in Lübeck – nach dem Muster von Genua, Venedig und Florenz – der doppelte Buchungssatz mit Aufstellung bilanzähnlicher Übersichten eingeführt worden.

Seit dem Jahre 1426 ist belegt, dass Warenkonten sowohl als Warenbestands- als auch als Warenverkaufskonten geführt wurden. Die erste veröffentlichte Studie über die Buchführung verfasste 1494 der venezianische Mönch Luca Pacioli. Sein Werk Summa de Arithmetica, Geometria, Proportioni et Proportionalita war noch kein Lehrbuch über die doppelte Buchführung, aber es fasste unter dem Begriff Venezianische Methode Prinzipien zusammen, die im wesentlichen unverändert gültig geblieben sind.

Schon 1511 haben die Fugger erstmals eine Bilanz erstellt. Im 16. Jahrhundert stellte der in Venedig ausgebildete Hauptbuchhalter des Augsburger Fuggerhauses, Matthäus Schwarz, der italienischen eine „teutsche“ Buchhaltung gegenüber. Das Hauptbuch wurde in ein Personenkonten- oder „Schuldbuch“ und ein Sachkontenbuch oder Capus aufgeteilt. Hinzu trat ein „Unkostenbüchlein“ für Spesen, Verbrauchsteuern usw. sowie ein „Geheimbuch“ des Prinzipals, das neben internen Berechnungen der direkten Steuern vor allem die Gewinn- und Verlustrechnung aufnehmen sollte.

Weiterentwickelte Werke über das Rechnungswesen erschienen im Verlaufe des 16. Jahrhunderts in Italien, Deutschland, Holland, Frankreich und England. Diese enthielten bereits Beschreibungen des Konzepts für Guthabenposten (Betriebsvermögen), Schuldposten (Verbindlichkeiten) und Erträge. Unter anderem ist hier das erste Buchhaltungslehrbuch des Mathematikers Sartorius aus dem Jahr 1592 erwähnenswert.

Bis ins 17. Jahrhundert entwickelte sich im Zuge des ständig steigenden Warenverkehrs allmählich die Periodenrechnung (Geschäftsjahr oder Kalenderjahr) mit regelmäßigem Bücherabschluss. Zu dieser Zeit wurden Wareneingangs-, Warenausgangs- und Kassenbücher, Journale usw. geführt. Anlagekonten und Betriebsbuchhaltung wurden erst zu Beginn des Industriezeitalters systematisch ausgebaut. Seit Ende des 19. Jahrhunderts stiegen sowohl durch die Erkenntnisse der Handelswissenschaften und der Betriebswirtschaftslehre als auch durch die Gesetzgebung die Anforderungen an Finanz- und Betriebsbuchhaltung.

Auch die Gesetzgebung rund um die Buchführung wurde schrittweise entwickelt. So findet man im preußischen Allgemeinen Landesrecht des Jahres 1794 erstmals die gesetzliche Bilanzierungspflicht für Preußen: „Ein Kaufmann, welcher entweder gar keine ordentliche Bücher führt, oder die Balance seines Vermögens, wenigstens alljährlich einmal zu ziehen unterläßt, und sich dadurch in Ungewißheit über die Lage seiner Umstände erhält, wird bey ausbrechendem Zahlungsunvermögen als fahrlässiger Bankerutirer bestraft.“

Nach der schwindelerregenden Gründerzeit der Aktiengesellschaft wurden auch im Handelsrecht – in Deutschland mit der Aktiennovelle von 1884 – neue Signale gesetzt: Die gewachsenen Grundsätze der Bilanzerstellung werden gesetzlich eingeschärft; ihre Verletzung wird unter Strafe gestellt; die ganze achtbare Kaufmannschaft weiß sich bestätigt und auf die Grundsätze „ordnungsmäßiger“ Bilanzierung verpflichtet. Das Preußische Einkommensteuergesetz von 1891 führte dann zur Koppelung der Steuererklärung mit der Handelsbilanz.

Die Buchführung reagierte ständig auf die Fortschritte der Informationsaufzeichung und -verarbeitung. Lange Zeit wurden die Bücher mit hoher Akribie handschriftlich geführt. Mit den Möglichkeiten von Durchschreibeverfahren konnte Zeit und Arbeit gespart werden, indem die manuellen Konteneintragungen auf das Journal kopiert (durchgepaust) wurden. Dazu mussten allerdings die Bücher in einzelne Blätter aufgelöst werden. Für den traditionsbewussten Buchhalter war das eine Art Revolution. Weiterentwickelt wurde das Durchschreibeverfahren mit der Schreibmaschinentechnik und später mit Buchungsautomaten, die einfache Rechenaufgaben durchführen konnten. Die ersten Buchungsautomaten waren manuell-mechanisch, später wurde ein elektromechanischer Antrieb entwickelt. Gegenwärtig befinden wir uns in einer weiteren entscheidenden Entwicklungsphase der Buchführungstechnik mit den Möglichkeiten der elektronischen Datenverarbeitung. Es gibt eine große Anzahl mehr oder weniger anwendungsfreundlicher Buchführungsprogramme.

Die heutige Buchführung stützt sich auf Erfahrung und Tradition. Es ist erstaunlich, dass die alten Grundlagen immer wieder Neues in sich aufnehmen konnten, ohne die Substanz zu verändern. Die Grundlagen haben sich bis in die heutige Zeit, in der die manuelle Buchführung fast vollständig durch den Computer ersetzt wurde, erhalten.

[Bearbeiten] Organisation der Buchführung

[Bearbeiten] Maßstäbe und Zielstellung der Buchführungsorganisation

Die Buchführung ist so auszugestalten, dass sie für den Unternehmer zur Quelle von Informationen über seinen wirtschaftlichen Erfolg und seine zu treffenden Entscheidungen wird. Ebenso sind die Anforderungen, die von der Steuergesetzgebung an die Buchführung gestellt werden, zu erfüllen. Gleichzeitig verursacht die Buchführung Kosten, die den Geschäftserfolg mindern. Genau wie das ganze Unternehmen muss also auch die Buchführung mit höchstmöglicher Effektivität organisiert werden.

[Bearbeiten] Neue Möglichkeiten der Buchführungsorganisation

Die moderne Informations- und Kommunikations-Technik eröffnet neue Möglichkeiten. Sie laufen auf die vollständige elektronische Erfassung aller Daten hinaus und die programmierte computergestützte Verarbeitung dieser Daten mit Buchführungsprogrammen.

In größeren Unternehmen wird die Buchführung vollständig im eigenen Haus durchgeführt. Dabei erfolgt die Erfassung der Grunddaten meist nicht mehr in der Buchhaltungsabteilung, sondern in den funktionellen Bereichen (Einkauf, Verkauf, Personalbereich, Produktion). Die Daten werden ohne nochmaliges Erfassen (Eintippen) mittels Buchführungsprogrammen verarbeitet.

In kleineren Unternehmen werden Buchführungsaufgaben in den meisten Fällen einem externen Dienstleister anvertraut. Häufig werden wie früher alle Belege dem Dienstleister übergeben. Er erledigt alle Arbeiten. Das erweist sich allerdings als unnötig ungünstige Lösung. Bessere Methoden sind mit der elektronischen Datenverarbeitungstechnik verfügbar.

Nachteilig ist bei der gegenwärtig noch immer praktizierten veralteten Vorgehensweise:

• Belege sind lange Zeit außer Haus.
• Der Unternehmer erhält viel zu spät die Auswertungen, er verliert zu schnell den Überblick über das kaufmännische Geschehen. Forderungen und Verbindlichkeiten geraten außer Kontrolle.
• Der Unternehmer erhält hohe Rechnungen von seinem Dienstleister, der die Buchführungsarbeiten erledigt. Das ist in der Hauptsache dadurch verursacht, dass viele Doppelerfassungen erfolgen. Zum Beispiel werden die Angaben aus dem im Unternehmen manuell geführten Kassenbuch vom Dienstleister noch einmal mit dem Computer erfasst und in das Buchführungsprogramm übernommen.

Moderne Möglichkeiten der Arbeitsteilung zwischen dem buchführungspflichtigen (meist kleinem) Unternehmen (Mandant) und Dienstleistern, die früher nicht vorhanden waren, besitzen den Vorteil, dass die Doppelerfassung von Daten vermieden wird. Die moderne Informationstechnik bietet Möglichkeiten für das Verwalten von Daten und schnelle Datenübertragung.

Die optimale Vorgehensweise besteht darin, dass beim Mandanten all dasjenige an Daten für die Buchführung bereitgestellt wird, was im Geschäftsprozess sowieso anfällt oder leicht aufbereitet werden kann. Diese Daten können dem Buchhaltungsdienstleister bspw. per E-Mail geschickt werden.

• Die Grunddatenerfassung kann beim Mandanten erfolgen. So muss beispielsweise das Kassenbuch nicht mehr per Hand geführt werden, sondern es kann am Computer mit viel geringerem Zeitaufwand erfasst werden.
• Die Bankauszüge, die dem Mandanten online übermittelt werden, bieten die notwendige Datenbasis für eine Eingabe direkt für die Buchführung.
• Aus den Programmen für die Erstellung von Ausgangsrechnungen können die Daten ausgegeben werden, die auf diesem Gebiet für die Buchführung erforderlich sind.
• Eingehende Rechnungen können im Unternehmen mit dem Computer in einfachen Listen erfasst werden, die dem Dienstleister auf elektronischem Wege übermittelt werden.

Die genannten Grunddaten für die Buchführung können beim Mandanten mit wenig Arbeitsaufwand erzeugt werden. Er schickt diese Daten an den Dienstleister. Dieser ergänzt und prüft die Daten und importiert sie in ein modernes elektronisches Buchführungsprogramm.

Dem Mandanten werden vom Dienstleister folgende Auswertungen zur Verfügung gestellt:

• Summen- und Saldenlisten
• Betriebswirtschaftliche Auswertung
• Listen über offene Posten bei Debitoren und Kreditoren
• Umsatzsteuervoranmeldungen – elektronisch
• Bilanzen
• Steuererklärungen

Alle Daten für die Mandanten oder die Behörden können traditionell auf Papier bereitgestellt oder direkt elektronisch weiterverwendet werden.

Inzwischen gibt es auch für kleine Unternehmen kostengünstige Lösungen, die Buchführung per EDV selbst zu erledigen. Die Daten können dann für den Jahresabschluss online dem Steuerberater zur Verfügung gestellt werden.

Neuerdings bieten Dienstleister Buchführung über das Internet an. Der Mandant gibt die Daten über einen Webbrowser ein, die gesamte Buchführung inklusive Datensicherung wird im Rechenzentrum des Dienstleisters abgewickelt. Steuerberater und Finanzamt erhalten die Daten dann via Netzwerk. Diese Lösung erfordert keine hohen Anfangsinvestitionen in Hardware, sondern nur eine monatliche Nutzungsgebühr und spart z. T. teure Kosten für Updates und deren Anpassung bzw. Support.

[Bearbeiten] Berufsständische Interessenvertretung

• b.b.h. Bundesverband selbständiger Buchhalter und Bilanzbuchhalter, Kronenstraße 19, 10117 Berlin
• BVBC Bundesverband Bilanzbuchhalter und Controller, Am Propsthof 15–17, 53121 Bonn

[Bearbeiten] Literatur

• Döring/Buchholz: Buchhaltung und Jahresabschluss, Erich-Schmidt-Verlag 2005, ISBN 3-503-08379-0
• Fröhlich: Schnelleinstieg in die Buchführung, Haufe Mediengruppe 2002, ISBN 3-448-06435-1
• Littkemann/Holtrup/Schulte: Buchführung, Gabler Verlag 2006, ISBN 3-4091-2707-0
• Quick Rainer/Wurl Hans-Jürgen: Doppelte Buchführung: Grundlagen-Übungsaufgaben-Lösungen, Gabler Verlag 2006, ISBN 978-3-8349-0388-4
• Schmolke/Deitermann: Industrielles Rechnungswesen, Winklers Verlag 1999, ISBN 3-8045-6652-9

[Bearbeiten] Weblinks

• http://www.bbh.de Bundesverband selbständiger Buchhalter und Bilanzbuchhalter
• http://www.zahlenimgriff.ch/Lexikon Lexikon – Fachbegriffe der Buchführung (Seite ist noch im Aufbau!)
• http://www.textbuch-fibu.de/tb/einfuehrung.html Einführung in die Doppelte Buchführung (25 Seiten)
• http://www.veb.ch Schweizer Verband für Rechnungslegung, Controlling und Rechnungswesen
• http://www.buechhaltig.ch/lektionen.htm Lehrgang zur Doppelten Buchhaltung (mit Vermerk auf die Schweiz)
• http://www.die-heimwerkerseite.de/Profitipps/Finanzen/Buchhaltung/buchhaltung.html Differierung zwischen Buchhaltung / Buchführung